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固定電話を無料で転送する方法は?転送の仕組みやお得な利用方法を解説

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固定電話にかかってきた電話を外出中・出張中の従業員の携帯電話や、国内外の別拠点に設置された固定電話で受けたい場合に利用する電話機能が「転送」です。古くからある電話の機能ですが、近年の働き方改革や新型コロナウイルスの感染予防対策としてテレワークが進むなか、オフィスの代表電話・フリーダイヤルなどを自宅で受けるための仕組みとして注目されています。この記事では固定電話の転送について、仕組みや無料で利用するための方法などを解説します。

テレワークによって転送需要が増えている

働き方改革や昨今の新型コロナウイルス感染予防対策の一環としてテレワークが進む一方で、オフィスの固定電話(代表電話やフリーダイヤルなど)の対応を課題として感じる企業担当者は多いです。固定電話宛ての電話を従業員の携帯電話に転送したり、持ち回りで毎日従業員の誰かが出社したりといった対策は可能ですが、コストや手間の増加が懸念されます。

実際に、音声テックベンチャーである株式会社シンカが2020年に全国412名の総務担当者を対象に行ったインターネット調査によると、31.1%の担当者がリモートワーク・テレワークにおいて「固定電話対応が課題」と回答しました。

一部の担当者に負担がかかるだけでなく、電話の取次ぎミスが発生しビジネスチャンスを逃すなど、機会損失を招く可能性も考えられます。テレワーク環境下における固定電話の対応は早急に解決すべき課題であり、これらの課題に対する手軽な解決策として、転送の利用が注目を集めています。

テレワークの導入で課題となりやすい「電話」に関する課題は、「テレワークにおける電話対応の課題とその対処方法を紹介!」の記事にまとめています。ぜひ参考にしてください。

 

固定電話を転送する方法や仕組み

転送機能とは、固定電話にかかってきた電話をあらかじめ登録しておいた別の電話番号で受けるための機能を指します。転送方法は大きく分類すると2種類です。まず、ボイスワープ(NTT)、着信転送(KDDI)、多機能転送サービス(ソフトバンク)など通信キャリア各社が提供する「転送サービス」を利用する方法。そして、電話機本体に搭載されている「転送機能」を利用する方法です。

転送サービスを利用する場合、転送の形態には主に「自動転送」と「応答後転送」の2種類があり、電話機本体の転送機能による転送方法には「外線自動転送」「外線手動転送」「内線転送」の3種類があります。

転送はビジネス現場で欠かせない機能のひとつで多くのメリットが存在します。ただし、コスト面でのデメリットには注意が必要です。具体的には、転送元から転送先への通話料金がかかり、転送時の通話は通常の通話料金よりも高額である点、通信キャリアの転送サービスを利用する場合は、通話料金に加えて、ひとつの電話番号につき550の月額利用料がかかる点などが挙げられます。

また、「転送先に設定できる電話番号が一つに限られるため同時着信ができず1人の従業員に負担がかかってしまう」、「折り返しの電話が従業員の携帯電話の番号などになってしまい相手によっては不審がられる」などのマイナス点もあります。

転送機能の詳細については「固定電話の転送でよくある課題は?解決方法を詳しく紹介」で解説していますので、あわせてご参照ください。

また、電話転送のメリット・デメリットは「転送電話サービスとは?サービスのデメリットをカバーするクラウドPBXについても解説」で解説しています。ぜひ参考にしてください。

固定電話を転送し従業員のスマホ端末で受ける方法

テレワークを推進する企業では業務で使用する固定電話を従業員のスマートフォンで受信し応対する方法がよく用いられます。転送先電話番号に着信させたい携帯電話番号を登録するだけで利用可能であり、自宅はもちろん、外出中や出張中など出先から電話応対ができるため利便性向上、業務効率化につながる点もメリットです。

このとき使用するスマートフォンは社用端末を用意する場合と、従業員のプライベート端末を利用する方法があります。それぞれのメリット・デメリットは「社用携帯の課題を解決する、BYODとクラウドPBXとの組み合わせ」で詳しく解説しています。

従業員のプライベートな携帯電話番号を利用する方法はBYODとよばれる方法です。端末手配管理の手間やコストが削減できるメリットも多いのですが、情報漏洩・マルウェア感染などのセキュリティリスクが存在します。また、転送された電話に出られず折り返しとなる場合は従業員の携帯電話番号が電話相手に通知されるため、相手が不審に思い電話に出てもらえない、従業員のプライバシーが保護しにくいなども課題です。

BYODの仕組みやメリット・デメリットについては、「BYODとは?メリット・デメリットから導入のポイントまで広く紹介!」や「BYODの重要課題「セキュリティ対策」を中心にわかりやすく紹介!」で詳しく解説しています。

さらに、スマートフォンに転送する場合は転送サービスの月額利用料と、転送元の固定電話からスマホ端末への通話料が発生します。頻繁に電話がかかってくる部署では、転送サービス利用が大きなコスト増につながる可能性がある点に注意が必要です。

また、スマホを内線化するという、転送に関連する新しいアプローチ方法については「スマホを内線化するメリットとは?その仕組み 」で解説していますので、合わせてご参照ください。

固定電話の転送を無料で利用するにはクラウドPBXが有効

テレワークに対応するために固定電話にかかってくる電話を転送する方法はコスト面が大きな課題です。ここからは、これらのコスト課題を解消する方法として、転送にかかる月額利用料や通話料を無料にする「クラウドPBXを活用した解決方法」を紹介します。

そもそもクラウドPBXとは

クラウドPBXとは内線・外線電話の制御をするためのPBX(構内交換機)機能をネットワーク経由で利用するクラウドサービスです。インターネットに接続できる環境が整っていれば、設置工事等不要でコストを抑えスピーディーに導入できるメリットから、近年中小企業を中心に多くの企業で導入が進んでいます。

クラウドPBXのメリットや選び方は、「クラウドPBX選び方ガイド」で分かりやすく解説しています。ぜひお役立てください。

クラウドPBXを利用すれば固定電話の転送は内線扱い

転送サービスや従来の電話機本体の転送機能を利用する場合には転送時の通話料や転送サービスの月額利用料などがかかるため、コスト増につながりやすくなります。一方で、クラウドPBXは固定電話にかかってきた電話を、例えば社外にいる従業員のスマホに転送した場合であっても内線扱いとなり、通話料や月額利用料は発生しません。

クラウドPBXを利用するにあたっての月額利用料は発生しますが、転送サービスを高頻度に利用する場合はクラウドPBXを導入することで転送にかかるコストを抑えることができるでしょう。

また、BYOD利用の場合、折り返し時の発信者電話番号が課題となりますが、クラウドPBXを使えば固定電話番号で発信ができます。テレワーク用に新たな社用携帯を準備しなくてもよいので端末手配・管理にかかるコストが削減できる点もメリットです。

ほかにも、以下のようなメリットが挙げられます。

・転送サービスでは転送先をひとつしか設定できないが、クラウドPBXであれば複数台に同時に転送できるため、取りこぼしを防ぐことができる。

・クラウドPBXの通話履歴・自動音声録音の機能により、誰がどこといつどんな通話をしたのかが把握できるので、トラブル回避や応対品質向上につながる。

具体的なスマホの内線化の方法、内線化のメリットと注意点などについて、「スマホを内線化するメリットとは?その仕組み やおすすめの方法についても解説」 で詳しく紹介していますので、ご参照ください。

固定電話の転送に関する課題はクラウドPBXで解決!

固定電話の転送は近年のテレワーク推進に伴うニーズの高まりから注目を集める電話の機能です。しかし、さまざまな課題があり、なかでもコスト増につながりやすいのが大きなデメリットと言えます。

クラウドPBXでは転送先の端末の種類や場所を問わず内線化できるため、クラウドPBXの導入は転送にかかるコスト課題を解決するひとつの選択肢となります。また、コスト削減以外にもメリットも多く挙げられます。テレワーク環境構築の際は、クラウドPBXの導入も合わせて検討されてはいかがでしょうか。

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この記事の編集者

編集者:Good×Media編集部

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