オフィスを不在にしていて電話に応答できないときは、転送電話サービスを利用すると便利です。外出先やテレワークをしているときでも、会社への電話に携帯電話での応答が可能です。一方で、転送電話サービスにはデメリットもあります。

本コラムでは、そもそも転送電話サービスとは何なのか、そのメリットとデメリット、デメリットの解決方法について解説します。

転送電話サービスとは？

転送電話サービスとは、どこかにかかってきた電話をあらかじめ転送先に指定しておいた電話番号に転送できるサービスです。例えば、会社の固定電話にかかってきた電話を従業員の携帯電話に転送するといったことが可能です。

通信業者が提供するサービスで、代表的なものにはNTT東日本・西日本の「ボイスワープ」、KDDIの「着信転送サービス」、ソフトバンク「多機能転送サービス」などがあります。

転送電話サービスは月額料金で契約するケースが多いためランニングコストはかかりますが、ビジネスを円滑にするうえでそのメリットは大きなものといえるでしょう。

なお、電話を転送するには、電話機本体の転送機能を使う方法もあります。詳しくは、「固定電話の転送でよくある課題は？解決方法を詳しく紹介」をご覧ください。

転送電話サービスのメリット

まずは、転送電話サービスのメリットをみていきましょう。

• 外出先で応答可能

前述のように、転送電話サービスを利用すれば外出先で会社の電話番号への着信に応答できることが大きなメリットです。会社に1人もいないときでも、会社宛の電話に誰も応答できないといった事態を避けられます。

• テレワークに活用できる

転送先に従業員の携帯電話の電話番号を設定すれば、会社の電話番号で受信する必要がある業務でも、テレワークに移行しやすくなります。また、会社への電話に応答するためだけに、テレワーク中にも出社しなければならないという状況を解消できます。

• 機会損失を防げる

テレワークで自宅にいたり外出先だったりで、会社への電話に顧客から電話があって応答できなければ、新規受注や受注につながる情報収集などの機会損失につながる恐れがあります。転送電話サービスを利用すれば、電話に応答できないことが減り、機会損失を低減できます。

転送電話サービスのデメリット

転送電話サービスを利用するデメリットも確認しておきましょう。

• 転送設定が1件しかできないサービスもある

1つの電話番号につき1件しか転送設定できないケースがあります。そのため、転送先に設定している携帯電話の所有者が何らかの事情で応答できなければ、機会損失につながる恐れが残ります。

• 転送電話か携帯電話宛かがわからない

転送電話サービスによっては、転送先に設定をしている携帯電話に通知される番号が、転送してきた会社の電話番号ではなく転送元の電話番号である場合があります。そのため、転送されてきた着信なのか、携帯電話に直接かかってきた着信なのかが判断できないといったデメリットがあります。

• 携帯電話から折り返すと相手の電話に携帯番号が通知される

携帯電話に転送されて応答できず、携帯電話から折り返すと、相手には携帯番号が通知されてしまいます。そうすると、携帯番号からの着信を折り返し電話だとは気づかず、相手に応答してもらえないといった問題が起こり得ます。

特に、相手が0120や0800で始まる電話番号宛にかけた場合は、一層折り返しの電話だと気づいてもらいにくく、出てもらえない可能性が高くなります。

以上のように、折り返しで携帯番号など転送先の番号が表示されることも、転送電話サービスの大きなデメリットといえます。

なお、0120や0800というとNTTのフリーダイヤルを思い浮かべる人が多いと思いますが、KDDIのフリーコール、SoftBankのフリーコールスーパーなど、0120や0800で始まる同様のサービスが多くのキャリアから提供されています。

サービス選定の際は、0120や0800で始まる番号をできるだけ安く利用できるものを選ぶことで、コスト削減につながります。

• 転送元からの通話料金がかかる

転送電話サービスの利用では、基本料金に加えてオフィスの電話から携帯電話など転送先への通話料金が発生することもデメリットといえます。

以上のように転送電話サービスにはデメリットもありますが、これらデメリットをカバーする方法もあります。そのひとつが「クラウドPBX」です。クラウドPBXについて、次の章で紹介します。

クラウドPBXで転送電話サービスのデメリットをカバーする

それでは、転送電話サービスのデメリットをカバーする「クラウドPBX」についてみていきましょう。

クラウドPBXとは、社内に物理的な主装置（PBX）を設置する従来のビジネスフォンとは異なり、PBXをクラウド上に構築するものです。

次のように、転送電話サービスのデメリットのカバーができます。

• 複数のデバイスで着信が可能

クラウドPBXなら、複数の携帯電話に着信させることができます。

そのため、1人の従業員の携帯電話で応答できなくても、他の従業員の携帯電話にも着信するため、誰かが応答することができます。

• 携帯電話でもどこからの着信かを判断しやすい

クラウドPBXでは、会社の電話番号からの転送については、アプリに着信します。また、携帯電話へのダイレクトな着信ならば、携帯電話の電話機能に着信します。そのため、会社への電話なのかプライベートの電話なのかを判断することが可能です。

• 携帯電話から会社の電話番号を利用できる

クラウドPBXでは、従業員の携帯電話からアプリを使うことで、会社の電話番号での発着信が可能です。そのため、折り返しの電話が携帯電話からであっても、相手には会社の電話番号が通知されます。

もちろん、0120や0800から始まる電話番号へかけてきた電話への折り返しの場合は、当然相手には0120や0800から始まる番号が通知されます。クラウドPBXの導入にあわせて、今利用している0120や0800のサービスからより安いサービスへ乗り換えることで、コスト削減することも可能です。

• 転送コストを削減できる

クラウドPBXでは、携帯電話がクラウドに接続されている状態で内線化されます。オフィスの電話番号にかかってきた電話が従業員の携帯電話に転送される際は、外線を利用するのではなく内線であるため、通話料金が発生しません。

転送電話の機能をクラウドPBXに置き換えれば、電話の転送がもっと便利に！

転送電話サービスは通信事業者が提供する便利なサービスですが、1つの電話番号にしか転送できなかったり、転送するのに通話料金が発生したり、その他いくつかのデメリットがあります。

転送電話サービスの便利さはそのままに、そのようなデメリットを解消できるのが、ご紹介したようにクラウドPBXです。

一方でクラウドPBXであれば、どれでも同じように便利に使えるかというとそうではありません。さまざまなベンダーが提供していますので、信頼できるベンダーの本当に使えるクラウドPBXの選択が重要です。

クラウドPBXの選定の際は、クラウドのセキュリティは信頼できるものか、サポート体制は信頼できるものか、電話の品質は安定しているか、OEM提供でないかなど、多角的にチェックする必要があります。クラウドPBXの選び方についてわかりやすくまとめた資料「後悔しないクラウドPBXの選び方」を無料でご提供いたします。