社内の固定電話宛てに電話がかかってきたとき、テレワーク中や外回りの営業社員などが応対するのに便利なのが「転送」です。従来の転送ではサービス利用料や高額な通話料が発生するほか、折り返しの電話をかける際に社内の電話番号で発信できないなどの問題がありました。

そこで今回の記事では、固定電話の転送に関する課題とその解決方法について分かりやすく解説します。

固定電話宛ての着信を転送する方法

固定電話宛てにかかってきた電話を転送するためにはどのような方法があるのでしょうか。ここでは一般的な2つの方法を紹介します。

通信事業者が提供している転送機能サービスを活用する

通信事業者がオプションとして提供する転送機能サービスを利用する方法です。

例えばNTT東日本・西日本では「ボイスワープ」または「ひかり電話ボイスワープ」、KDDIでは「着信転送サービス」、ソフトバンクでは「多機能転送サービス」という名称で提供されており、これらのサービスに申し込むことで利用できるようになります。

転送の形態には、「自動転送」と「応答後転送」の主に2種類があり、「自動転送」にはさらに「無条件転送」と「無応答時転送」があります。

• 自動転送

無条件転送…呼び出し音が鳴る前に自動的に登録している番号へ転送すること

無応答時転送…一定の回数の呼び出し音が鳴ったあとに自動的に登録している番号へ転送すること

• 応答後転送

応答後転送…かかってきた電話をいったん誰かが受けたあと、受けた人が操作をして必要な電話番号へ転送すること

電話機本体の転送機能を活用する

電話機によっては、本体に転送機能が搭載されているものがあります。

例えばオフィスで利用されているビジネスフォンの場合、多くの製品には転送機能が搭載されています。主装置と呼ばれる装置に電話機を接続し、必要な設定をすることで転送機能を利用することができるようになります。

転送の方法には、主に「外線手動転送」「外線自動転送」「内線転送」の3種類があります。

• 外線自動転送…自動的に登録している番号へ転送すること
• 外線手動転送…かかってきた電話をいったん誰かが受けたあと、その人が操作をして必要な電話番号へ転送すること
• 内線転送…かかってきた電話を受けた人が操作をして、同じ内線網、つまりオフィス内のほかの番号へ転送すること

転送機能の課題

通信事業者が提供する転送機能サービスや、従来の電話機本体の転送機能を利用する場合には、以下のような課題があります。

外線の場合転送先までの通話料がかかる

転送機能サービスを利用する場合はオプション料金として月々の利用料が別途発生します。また、転送元である会社の電話から転送先である社員のスマートフォンや別の場所の固定電話などへの電話料金も負担しなければいけません。

従来のビジネスフォンを利用した外線手動転送と外線自動転送の場合は、標準機能ですので機能に対してのオプション料金は発生しませんが、転送機能サービス同様転送元から転送先への電話料金を負担する必要があります。

そのため、例えばテレワークや長期出張中の社員に毎日のように転送していると、月々の電話料金の負担が増大する可能性があります。

なお、ビジネスフォンの内線転送についてはオプション料金も電話料金も発生しませんが、主装置のある限られた範囲内でしか転送できないため、利用のシーンが限られてしまいます。

折り返し電話をかける際に発信番号が変わってしまう

転送されたものの、転送先でも電話に出られなかった場合、あとで折り返しの電話をかけなければならないこともあるでしょう。しかし、社員の携帯電話や社外の固定電話などから折り返す際には、会社の番号からではなくその番号からの発信となってしまいます。

知らない番号から電話がかかってくると、折り返しの電話を受けた取引先や顧客に、混乱を生じさせてしまう可能性もあります。また個人の携帯電話番号が知られることになるため、場合によっては抵抗を感じる社員も少なくないでしょう。

同時に複数の番号への転送が気軽にはできない

テレワークで多くの社員が在宅勤務をするといった場合には、会社宛てにかかってきた電話をメンバー全員に転送できる仕組みが理想的です。それができると、誰か特定の人に負担をかける心配がなく、メンバー全員がオフィスにいるのに近い環境下で仕事を進めることができます。しかし転送電話サービスを利用した場合、転送先に指定できるのは基本的には1つの電話番号のみであるため、それができません。

通信事業者によっては複数の電話番号に転送するサービスを提供しているところがありますが、別途料金がかかります。また、電話機本体の機能を使う場合は、すべてが標準的に備えている機能ではないため、複数の番号への転送が可能な機種を選ぶ必要があります。

転送機能の課題解決に有効なクラウドPBX

通信事業者が提供している転送機能サービスや、電話機本体の転送機能を利用した際の課題を見てきました。

それらを解決する手段のひとつが、クラウドPBXです。

社内で使用する転送機能付きの電話には、前述のように主装置を使うビジネスフォンがあります。ビジネスフォンの主装置は多くの電話機を使うオフィスや施設などにおいて、複数の外線や内線を共有したり同時に使用したりできるようにするための機器のことですが、それと同様の働きをするのがPBXです。

PBXはビジネスフォンに比べて接続可能な電話台数やデバイスの種類が多い、といった機能性や利便性に優れているのが特徴です。ただし、電話回線を利用する従来のPBXはビジネスフォンと同じで、社内の電話から社外の電話へ転送する際には外線を使用することになり、通話料金が発生します。

一方クラウドPBXは、社内に装置を置かずにインターネット上でPBXの機能が提供されるサービスです。そのため、離れた場所にある携帯電話やパソコンも内線電話として接続でき、それがクラウドPBXの大きな特徴となっています。

クラウドPBXで転送をすることの主なメリットを紹介します。

通話料を削減できる

クラウドPBXでは、インターネット上のPBXに登録されている端末であれば、オフィス内だけでなくどこであっても内線転送が可能です。営業で外回りをしている社員、テレワーク中や出張中の社員の携帯電話やパソコンなどに、内線として転送することができるのです。内線ですので、当然通話料は発生しません。

会社の番号から発信が可能

従来、転送された電話に出ることができず折り返す場合は、その電話をかける携帯電話や固定電話の番号からの発信となっていました。クラウドPBXでは、折り返しの際にも会社の番号から発信することが可能です。電話番号が統一されるため、電話を受ける顧客や取引先も安心できます。また、例えばテレワーク中の社員が、会社の番号で電話を発着信するためだけに出社するといった事態も、避けることができます。

テレワーク時にもオフィスワークに近い環境を用意できる

オフィスにかかってきた電話に応対できなくなるという理由で、テレワークの導入に積極的でない企業もあるでしょう。クラウドPBXを導入すると、外線着信時に部署やメンバー全員の携帯電話に同時に転送させるといったことが可能です。テレワーク時にもオフィスで働くのと近い環境で仕事ができるため、テレワーク導入のハードルが低くなります。

クラウドPBXの魅力については「クラウドPBXとは？メリット・デメリット、導入のポイントを紹介」で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

固定電話の転送機能に関する悩みをクラウドPBXで解決

固定電話を転送するためにはさまざまな方法がありますが、従来は通信事業者の転送機能サービスや電話機本体の転送機能を利用することが一般的でした。しかし、テレワークの推進といったような働き方が多様化するなかで、従来の方法では不便を強いられるケースも見られます。

今回紹介したクラウドPBXは、従来の転送電話の課題を解決してくれるツールと言えます。固定電話の転送機能が使いにくい、または多額のコストがかかっているといった悩みをお持ちの場合には、ぜひクラウドPBXの活用を検討されてはいかがでしょうか。

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