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スマホを内線化するメリットとは?その仕組みやおすすめの方法についても解説

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近年、ビジネスで利用されるスマホを内線(オフィスのビジネスフォンと同じ役割を持つ電話機)として使うケースが増えてきました。インターネット網を利用したビジネスフォンの仕組みが、スマホ内線化を実現しているのです。

本記事では、スマホ内線化の概要を確認しながら、そのメリットや仕組み、スマホを内線化するおすすめの方法について解説します。

スマホを内線化するとはどういうこと?

内線とは、オフィスに設置されている固定電話機(ビジネスフォンなど)を使って、電話線が配線されている範囲内で通話できるものです。

社内電話システムであるビジネスフォンを制御するためには、主装置やPBX(構内交換機)を設置して、社内の電話機をその主装置やPBXにつなぐ必要があります。主装置やPBXとつながっている電話機同士は内線として通話が可能です。

自社のオフィス内で連絡を取る場合、内線を使えば通話料金をかけずに連絡ができます。また、かかってきた外線電話も、内線として無料で転送できます。

これら内線の機能を、固定電話ではなくスマホで利用できるようにするのが「スマホを内線化する」ということです。スマホにアプリをインストールするだけで、アプリ自体がオフィスのビジネスフォンとして機能します。これは、スマホが電話の子機になるということではなく、オフィスに設置されている固定電話機(ビジネスフォンなど)と同じ役割を果たすということです。

また、会社の代表番号での発着信もできるため、極端に表現すれば「オフィス内の電話環境を持ち歩ける」ことになります。さらに、通話履歴などもWEB管理画面で一元管理できるようになることも特筆すべき点でしょう。

スマホ内線化のメリット

それでは、スマホを内線化するメリットを詳しくみていきましょう。

外出中でも内線が使える

スマホが内線の役割を果たすため、オフィスの外でもスマホを内線として使えます。

たとえば、外出している営業担当者宛に、オフィスへ外線がかかってきた場合です。従来であれば、担当者が戻り次第折り返すといった対応をしていました。しかし、スマホを内線化していれば、外にいる営業担当のスマホへ内線をつなぐことができるため、相手を待たせる必要がありません。

テレワークでもスマホで内線を使える

オフィスの外でも内線が使えるということは、在宅やサテライトオフィスなどで仕事をするテレワークでも内線が利用できるということです。企業が挙げるテレワーク導入の課題には、オフィスでの電話対応ができなくなるといったものもあります。これを解決するのがスマホの内線化だと言えるでしょう。

テレワークの電話対応課題については「テレワークにおける電話対応の課題とその対処方法を紹介!」で詳しく解説していますので、あわせて参考にしてください。

現在の番号はそのまま使える

スマホを内線化するためのサービスでは、現在の固定電話で利用している外線の電話番号もそのまま使えるケースがほとんどです。「固定電話番号を使わなければならないからスマホの内線化ができない」といったことはないでしょう。

ただし、サービスを選定するときには、念の為に現在の番号をそのまま使えることを確認しておく必要はあります。

通話料が削減できる

オフィスの固定電話への着信を社外にいる従業員のスマホへ転送した場合は、外線通話になるため通話料がかかります。

しかし、スマホを内線化すれば、スマホにインストールしたアプリで内線通話ができるため、データ通信以外の通話料金がかかりません。つまり、通話料金の削減にもつながります。

スマホ内線化のデメリット

スマホを内線化するうえで、意識しておきたいデメリットも確認しておきましょう。

音声品質がインターネット環境に左右される

スマホを内線化した場合、インターネット網を使った電話回線のシステムを利用します。そのため、音声品質がインターネット環境に大きく左右されることがあります。

たとえば、テレワークで利用している自宅のWi-Fiルータの調子が悪ければ、音声品質が低下する可能性もあります。また、スマホのモバイルデータ通信を利用している場合は、電波状況が悪い場所で音声品質が悪くなることもあるでしょう。

しかし、スマホの内線化ではクラウドPBX(内線・外線電話の制御をするための構内交換機をクラウド上で提供するもの)などのシステムを利用するため、一般的なSNSを利用した通話のように品質が大きく落ちることはほとんどありません。

セキュリティ対策に気を使う必要がある

スマホを内線化するということは、スマホを業務利用するということですので、その管理は重要です。特にセキュリティ対策には気を配らなければなりません。

たとえば、従業員個人のスマホを業務で利用する「BYOD」では、スマホのセキュリティ対策に関する知識などを従業員と共有しておくことが大切です。

ただし、クラウドPBXを利用したスマホの内線化では、スマホ自体にデータを保有することはほとんどありません。そのため、万が一スマホを紛失した場合でもアカウント情報を変更するなどの対処ができる点はメリットだと考えることができるでしょう。

BYODの課題やセキュリティ対策については「BYODの重要課題「セキュリティ対策」を中心にわかりやすく紹介!」にて詳しく解説していますので、あわせて参考にしてください。

スマホ内線化の仕組み

スマホを内線化するには、大きくふたつ方法があります。

ひとつめは、FMC(Fixed Mobile Convergence)サービスを利用する方法です。

FMCは、インターネットを利用するIP電話とスマホを融合させる仕組みで、簡単にいえば「固定通信と携帯通信をひとつにまとめる」というものです。FMCサービスを利用することで、オフィスにいるときは固定電話網を使い、外出先では携帯通信網を使って着信に応答できます。

ふたつめは、IP-PBXやクラウドPBXを利用する方法です。

IP-PBXやクラウドPBXならば、オフィスの固定電話を使うのと同じようにスマホを内線利用できます。IP-PBXとクラウドPBXの違いは装置の設置場所です。IP-PBXは、オフィス内に装置を設置するのに対し、クラウドPBXは、クラウド上にあるPBXを利用するため装置の設置スペースは必要ありません。

両者の違いについては、「IP-PBXとは?種類やメリット・デメリットからクラウドPBXとの違いまで」にて詳しく解説していますので、あわせて参考にしてください。

スマホ内線化の方法は「クラウドPBX」がおすすめ

上述のようにスマホを内線化する方法にはいくつかありますが、近年ではクラウド上のPBXを利用する「クラウドPBX」が注目されています。

たとえば、FMCでもスマホを内線のように利用できますが、スマホのキャリアが一社に限定されたり、転送元の固定電話番号で外線通話ができなかったりするなどの制限があります。

また、IP-PBXとクラウドPBXを比べた場合は、オフィスに装置を設置する必要がないことや、専用機器やサーバーを設置・所有することなくPBXを利用できることから、クラウドPBXの方がおすすめだと言えるのです。

さらに、クラウドPBXならば装置の不具合や故障などで出張サポートを受ける必要がありません。そのため、対面での対応は必要なく、復旧時間やコストの削減にもつながります。

スマホの内線化でコスト削減や多様な働き方への対応も

スマホの内線化は、通話料削減になったりテレワーク中や外回りの従業員との連絡や引継ぎが容易になったりと多くのメリットがあります。また、従業員がどこにいても、オフィスにいるのと同じように電話対応できることが、業務の効率的な遂行や機会損失の回避につながります。

内線化の方法としてはクラウドPBXがおすすめですが、現在の電話番号が使えるか、セキュリティは信頼できるものか、電話の品質は安定しているかなど、さまざまな角度からチェックし、自社に適切なものを選定することも大切です。

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編集者:Good×Media編集部

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