• 業務効率化

BYODとは?メリット・デメリットから導入のポイントまで広く紹介!

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  • スマホ内線化

スマホやタブレットなどのデバイスが普及するとともに、BYODを導入する企業も増えています。一方で、「BYOD」という言葉を聞いたことはあっても、具体的にはどういうものなのか知らない、今さら聞けないという担当者もいるかもしれません。

本コラムでは、そもそもBYODとは何なのか、そのメリット・デメリット、導入ポイントなどについて解説します。

BYODとは

BYODとは“Bring Your Own Device”の略称で、企業においては、従業員の私物であるスマートフォンやタブレット、パソコンなどを業務に利用することを指す言葉です。

近年では、多くの人がスマートフォンやタブレットなどのデバイスを所有しており、総務省の「通信利用動向調査」によると、世帯のスマートフォン保有率は令和元年の調査で83.4%、個人の保有率は67.6%となっています。

(参照元:総務省「令和元年 通信利用動向調査報告書(世帯編)」)

以上のように多くの人がデバイスを所有するようになったことが、BYODが注目されるようになってきた背景にあります。また、デバイスの性能の向上やクラウドサービスの普及などBYODを導入しやすい環境が整ってきたことも、影響していると考えられます。

では、企業がBYODを導入するメリットは何なのでしょうか。またデメリットはあるのでしょうか。順にみていきましょう。

BYODのメリット

まずは、BYODのメリットをみていきましょう。

  • シャドーITを抑制できる

シャドーITとは、企業が認知していないなか業務利用される、個人の情報システムやデバイスのことを指します。

例えば、企業の管理下にない従業員個人のスマホから、社内システムにアクセスをしたり、業務メールを送受信したりした場合、この個人スマホはシャドーITになります。

シャドーITが利用されると、業務情報の漏えいや企業内システムへのウイルス感染など、セキュリティリスクが高まるため、企業はシャドーITを使わせないように対処しなければなりません。

BYODを導入して従業員の個人デバイスを企業の管理下に置くことで、シャドーITの抑制につながります。

  • コストを削減できる

スマホやタブレットといった業務に必要なデバイスを従業員に支給する際には、当然購入コストが発生します。また、支給後も、定期的なメンテナンスや買い替えなどのコストが必要です。

BYODを導入すれば、そのようなコストを削減できます。

なお、企業によっては従業員に社用スマホを支給するケースがありますが、社用スマホを持たせるより、アプリで発着信できる050番号を個別に持たせた方がコスト的にも安い場合があり、近年ではそのような運用も見られます。

ただし、050で発着信できるアプリだけで運用した場合、個別の050番号の通話履歴や内容、アナウンスなどを統括管理できないといった課題が生じます。このような課題は「クラウドPBX」を利用することで解決することが可能です。

クラウドPBXについて詳しくは、「クラウドPBXとは?メリット・デメリット、導入のポイントを紹介」をご覧ください。

また、クラウドPBXと050番号の組み合わせについては、「社用携帯の課題を解決する、BYODとクラウドPBXとの組み合わせ」「どんな電話番号が使える?今の電話番号はそのまま引き継げる?クラウドPBXの電話番号の疑問解決します」などをご参照ください。

  • 手間を削減できる

業務に必要なデバイスを従業員に支給する場合は、デバイスを選んだり初期設定をしたり、従業員に配布したりするなどの手間がかかります。支給後もメンテナンスを行わなければなりません。BYODでは、そういった手間が削減できます。

  • 業務効率化が期待できる

従業員が普段から使い慣れているデバイスであるため、操作習得のための時間を確保する必要はなく、そのままスムーズに業務に使用できます。

また、常に携帯しているため、セキュリティ対策を講じておけば、自宅やカフェ、移動中の列車の中などオフィス以外の場所でも、業務を遂行することが可能になります。

BYODのデメリット

次に、BYOD導入のデメリットもみていきましょう。

  • セキュリティリスク

従業員個人のデバイスは、プライベートでどのようなサイトにアクセスしているのか、あるいはどのようなアプリケーションをインストールしているのかわかりません。そのため、どうしてもセキュリティリスクが高まります。

BYODを導入する企業はデバイスの管理を徹底しなければなりません。仮に、個人デバイスを利用してセキュリティ事故が起きた場合、自社の信頼性が下がるだけではなく、取引先にも多大な不利益を生じさせる恐れもあります。

BYODのセキュリティ対策については、「BYODの重要課題「セキュリティ対策」を中心にわかりやすく紹介! 」で解説していますので、あわせて参考にしてください。

  • 従業員個人の携帯番号を取引先に教える必要がある

従業員個人の携帯電話やスマホなどを業務利用する場合、プライベートの電話番号を取引先に教えなければならない可能性が高くなります。

従業員によっては強い抵抗感を持つ場合があります。

  • 会社の固定番号を使うために出社する必要がある

取引先や顧客によっては、必ず会社の電話番号からの発信でなければ不都合が生じる場合もあります。そのため、テレワークや外回りをしていても、会社の電話番号から発信するためだけに出社しなければならないケースが発生します。

  • 従業員が仕事とプライベートを切り替えにくくなる

業務時間外にも仕事の電話がかかってくる可能性があるため、仕事とプライベートの切り替えが難しいと感じる人もいます。そのため、業務利用の範囲を決めたり、仕事用とプライベート用とで電話番号を分けたりするなど、何らかの対策を講じる必要があります。

BYOD導入のポイント

BYODを導入する際は、セキュリティ対策と運用ルールの策定が必要です。

  • セキュリティ対策

BYOD導入の際は、セキュリティ対策を講じなければいけません。主なセキュリティ対策に、MDMが挙げられます。

MDMとは“Mobile Device Management”の略で、モバイル端末を管理することや、そのためのシステムのこと。システムを導入すれば、例えば「端末ロック」「アクセス制御」「紛失や盗難時の端末ロック・データの削除」「アプリケーションの利用制限」などの機能が提供され、セキュリティが強化されます。

一方で、自身のデバイスを企業に管理・監督されることに反発を感じる従業員もいます。

そういったことから、デバイスにインストールされている業務に利用するアプリのみを管理するMAM“Mobile Application Management:モバイルアプリケーション管理”、業務に利用するコンテンツのみを管理するMCM“Mobile Contents Management:モバイルコンテンツ管理”といった対策を選択する企業もあります。

  • 運用ルールの策定

BYODを導入する際は、セキュリティ対策や従業員のプライバシー保護などを念頭に、運用ルールを策定する必要があります。

例えば「デバイス・アプリの業務での利用範囲」「データの扱い方」、「紛失・盗難などトラブル発生時の対応方法」などセキュリティ対策を意識したルール、「MDMを利用して従業員の個人情報を閲覧しない」といった従業員のプライバシー保護を重視したルールなどを明確にしていきます。

BYODとクラウドPBXの活用

BYODを導入する際の大きな課題のひとつに、「電話番号」に関するものがあります。前述の従業員個人の電話番号を取引先に知らせなければいけない、会社の電話番号で発着信させるためだけに出社しなければならないといった課題です。

その課題の解決策になるのが、既出の「クラウドPBX」です。

クラウドPBXを導入し、従業員のスマホにアプリをインストールすれば、そのアプリから会社の電話番号の利用が可能。個人の電話番号を取引先に教える必要がなくなり、そのときのいる場所に関係なく会社の電話番号で発着信することができるようになります。

クラウドPBXは、近年さまざまなベンダーがサービスを提供しています。どのサービスも大きな違いはないと考える人がいるかもしれませんが、各社のサービスをじっくり比較すれば、サービス内容やその質に大きな違いがあることがわかるはずです。

  • 利用中の市外局番を回線変更なしで利用できるか
  • 電話の品質は安定しているか
  • クラウドのセキュリティは信頼できるものなのか
  • サポート体制は信頼できるものなのか
  • OEM提供ではないか

など、多角的な視点で比較検討し、自社に最適なサービスを選ぶことが大切です。クラウドPBXは、企業活動の重要なインフラとして安定して機能しなければなりません。慎重に選定しましょう。

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BYODのメリット・デメリットをよく理解し、万全の体制で導入しよう

BYODを導入すれば、従業員は使い慣れた個人デバイスで効率的に業務を進めることが期待できます。BYODではデバイスをすべて企業で管理するため、シャドーITの抑制につながるのも、大きなメリットでしょう。そのほかにもさまざまなメリットがあり、そして、当然デメリットもあります。

それらを十分理解したうえで、BYODの導入を検討しましょう。検討した結果、導入することが決まったなら、クラウドPBXとの併用などBYODのデメリットを解消する対策も講じ、適切に運用していくことが大切です。

 

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編集者:Good×Media編集部

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