働き方改革の施策として、新型コロナウイルス感染症対策として、テレワークを導入する企業が増えています。さまざまなメリットがあるテレワークですが、普及するにつれ、課題があることもわかってきました。

今回の記事では、テレワークの課題と解決方法を紹介します。解決方法のひとつとして、クラウドPBXについても紹介します。最後まで読んで、ぜひテレワーク成功への足がかりにしてください。

テレワークでよくある課題

テレワークを導入した際に生じがちな課題としては、次のようなことが挙げられます。

• 対応できない業務が残る

テレワークでは遂行が困難な業務があります。例えばコールセンターやヘルプデスクなどは会社の電話番号やフリーダイヤルなどで受発信する必要があるため、電話対応を行うためにオフィスへ出社しなければならない場合があります。

• 勤怠管理が難しい

タイムカードで勤怠管理を行っている場合、オフィスへ出社しないテレワークではタイムカードの打刻が難しいため、代替手段を検討する必要があります。

また、テレワークでもオフィスワークと同様労働関係法令が適用されますので、適切に労働時間の管理を行う義務があります。しかしながら、テレワークでは管理職が部下の状況を把握しづらいといった問題があります。

• 人事評価が難しい

オフィスワークであれば普段の仕事ぶりや仕事の進捗状況を確認し、評価に反映できますが、テレワークではそれが難しくなります。特に、成果を数値化しにくいバックオフィス業務では一層評価が困難です。また、勤務時間だけに着目すると、不公平な評価になるケースも考えられます。

• 社内コミュニケーションが低下

テレワークではオフィスワークのように同僚や上司、部下の状況が目に見えないため、声をかけても良いタイミングがわかりづらく、コミュニケーションが低下する傾向にあります。また、コミュニケーションに携帯電話を使用する場合は通話料が発生するため、電話を控えるケースも見られます。

テレワークにおけるコミュニケーションの課題については、「テレワークの重要課題　社内コミュニケーションの取りづらさをどう解決する？」もご参照ください

• セキュリティリスクが高まる

オフィスの外で作業をするテレワークでは、機密情報や個人情報などの漏洩リスクが高まります。外出先へのパソコンやスマートフォンの置き忘れや盗難リスクのほか、マルウェアやスパイウェアなどによる被害も懸念されます。

• 電話対応が難しい

テレワークでは会社の電話番号への電話の対応ができません。そのため、取引先や顧客との電話対応が求められる業務の場合は、電話での対応のためだけに従業員がオフィスへ出社しなければなりません。

テレワークにおける電話対応の課題については「テレワークにおける電話対応の課題とその対処方法を紹介！」もご参照ください。

• 仕事とプライベートの切り分けが難しい

オフィスワークの場合は、オフィスへの出社・退社によって仕事とプライベートを明確に切り分けられますが、テレワークでも特に在宅勤務はプライベートな空間で仕事をすることになるため、オンとオフの切り分けが難しくなります。

• コストがかかる

テレワークで使用するパソコンや社用携帯などの貸与、セキュリティ対策のための費用、テレワークに伴って発生する従業員への手当てなど、さまざまなコストが発生します。

テレワークの課題を解決する方法

上記で紹介したテレワークにおけるさまざまな課題を解決するためには、どのような方法が有効なのでしょうか。基本的な3つの方法を紹介します。

ICTツール・システムの導入

勤怠管理やコミュニケーションの課題を解決する方法としては、テレワークに対応したICTツールやシステムの導入が考えられます。

例えば、クラウド勤怠管理システムであれば、パソコンやスマートフォンからでも勤怠の打刻が可能です。管理者は勤怠状況をリアルタイムで確認でき、部下の様子を把握しやすくなります。

また、ICTツールのひとつである「クラウドPBX」は、テレワークにおけるさまざまな課題を解決することができます。クラウドPBXについては、この後詳しく紹介します。

セキュリティ対策の徹底

セキュリティルールを策定し全従業員へ共有するほか、ウイルス対策ソフトやソフトウェアの更新、通信の暗号化などセキュリティリスクを低減する基本的な対策を講じることが求められます。

また、研修を実施して従業員のセキュリティに対する意識を向上させることも重要です。

勤怠ルールの策定・人事評価基準の見直し

勤怠管理や人事評価の問題をクリアするために、テレワークに対応した勤怠ルールや人事評価基準になるよう見直す必要があります。

例えば始業時間や就業時間、休憩時間、報告方法など、テレワークに即した勤怠ルールを検討します。また、勤務時間での人事評価は従業員間で不公平が生じる可能性があるため、成果ベースを取り入れるなど、テレワークに合った評価基準に変更するといった対応です。

なお、新しい勤怠ルールや人事評価基準については全従業員に十分な説明を行ったうえで、理解し納得してもらうことが重要です。

テレワークのさまざまな課題を解決するクラウドPBXとは？

前述の「クラウドPBX」について、紹介します。

クラウドPBXとは、ビジネスフォンを接続するPBX（主装置）の機能を、ハードウェアとしてではなくクラウド上で提供するものです。

従来はPBX（主装置）にビジネスフォンを接続し、オフィスや事務所など限られた範囲内でしか使用することができませんでした。しかし、クラウドPBXはインターネットに接続できる環境下であればどこでも利用できるため、例えば従業員の携帯電話をビジネスフォンとして運用するといったことが可能です。

クラウドPBXを導入すると、具体的には次のようなことができるようになります。

• オフィスにいるのと同じように電話対応ができる

前述のとおり従業員の携帯電話をオフィスのビジネスフォンとして運用できるため、携帯電話から会社の代表番号で発信したり、会社宛てにかかってきた外線を携帯電話で受信したりするといったことが可能です。

適切なセキュリティ対策を講じ、機密情報や顧客情報の運用ルールを制定しておけば、例えば従来であればテレワークへの移行が難しかったコールセンターやヘルプデスクなどについても、業務の遂行が可能になります。

また、取引先や顧客と会社の電話で対応をするためだけに、わざわざ出社する必要もなくなります。

• 通話料金の節約ができる

クラウドPBXを導入すれば、会社から従業員の携帯電話へかけたり従業員同士で携帯電話を使って連絡を取り合ったりする際は、内線電話として使用することが可能です。内線電話であるため、通話料金は発生しません。

コストを気にすることなく社内での連絡が気軽にできるようになり、社内コミュニケーションの活性化も期待できます。

• 着信ルールを設定できる

クラウドPBXでは、例えば「19時から翌朝9時までは着信させない」といった条件を個別に設定できます。これにより、業務時間外に取引先や顧客から電話がかかってくることを防げるほか、上司や部下、同僚が電話をかけたときにも、すでに退勤済みであることを知らせることができます。

勤務時間とプライベートの線引きができるようになるのと同時に、長時間労働を未然に防止することにも役立ちます。

なお、クラウドPBXは従来のオンプレミス型のPBXに比べて、導入時や設定変更時の時間や手間、費用が削減できるといった特長もあります。クラウドPBXについての詳細は、「クラウドPBXとは？メリット・デメリット、導入のポイントを紹介」をご覧ください。

クラウドPBXで多くの課題を解決し、テレワーク導入を成功させよう

働き方改革やコロナ禍の影響によりテレワークが広まってきています。しかし、テレワーク導入に際しては、さまざまな課題があることも明らかになりつつあります。ご紹介した課題の解決方法のひとつ「クラウドPBX」は、コミュニケーションや電話など、テレワークに関連する複数の課題の解決策になります。その他、クラウドPBXがテレワークに適している理由は、「テレワークにフィットするクラウドPBX」でご確認いただけます。

クラウドPBXの導入を含めて今回ご紹介した課題や解決方法を参考にし、テレワークの導入をぜひ成功させてください。

具体的なテレワークの導入手順は「テレワーク導入への７ステップ‐成功のポイントも紹介」でご紹介していますので、あわせてご参照ください。