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テレワーク導入への7ステップ‐成功のポイントも紹介

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働き方改革やコロナ禍の影響で、テレワークが普及しつつあります。初めてテレワークを導入する場合、「何から手を付ければいいのだろうか」「どのような手順で進めればいいのだろうか」といった疑問を持つ担当者も少なくないでしょう。本コラムでは、テレワーク導入の手順と成功のポイントを中心に紹介します。

テレワーク導入のメリットと課題

テレワークを導入するには、そもそもテレワークとはどのようなものかを理解する必要があるでしょう。テレワークにはどのようなメリットがあり、どのような課題があるのでしょうか?

テレワーク導入のメリット

テレワーク導入には、働き方改革への取り組みや感染症対策といった主な目的を達成できる以外に、次のようなメリットがあります。

  • コストの削減

テレワークを導入することで、従業員の交通費削減が見込めます。また、出社する人数が減るため、オフィス面積の縮小も可能です。オフィス面積を縮小することにより、賃料や光熱費の削減にもつながります。

  • 人材獲得のチャンス拡大

テレワークで業務ができるため、従来なら採用が難しかった遠隔地の人材や育児や介護で外勤が難しい人材ななども採用対象になります。慢性的な労働力不足の時代においても、人材獲得のチャンスを広げることができます。

  • 業務効率化

通勤が不要になるため、従業員の通勤に伴う疲れやストレスがなくなり、仕事に集中できます。また、オフィスワークのように突然の来客対応や社内での打ち合わせで作業が中断されるといったこともなくなります。以上のことから、作業効率化につながることが期待できます。

テレワーク導入の課題

テレワークの導入はメリットだけではなく、課題もあります。

従業員に支給する業務用パソコンを整える、クラウドサービスを導入するなど、テレワークに必要な設備を整えるコストが発生します。また、テレワークに合った勤務ルールや勤務管理制度などを策定するといった手間がかかりますし、それに従業員が慣れるのに時間を要します。従業員同士のコミュニケーションが取りづらいことも大きな課題でしょう。

さらに、テレワークの課題としてよく挙げられるのが、会社での電話対応に関するものです。テレワークでは会社の電話番号で受発信ができません。何らかの手立てを講じなければ、遂行が困難な業務が出てきてしまいます。だからと言って従業員個人の電話を使うとなると、個人の電話番号が取引先や顧客に知られることになり、プライバシー保護の観点での問題が生じます。一方、電話のためだけに出社をするというのでは、従業員の負担になってしまいます。

テレワークにおけるコミュニケーションの課題については「テレワークの重要課題 社内コミュニケーションの取りづらさをどう解決する?」を、電話対応の課題については「テレワークにおける電話対応の課題とその対処方法を紹介!」を、テレワークの課題全般については、「テレワークでよくある課題と解決方法をわかりやすく解説!」で紹介しています。ぜひご参照ください。

テレワークの導入手順~7ステップ~

テレワークのメリットや課題をある程度理解できたら、続いて導入手順を見ていきましょう。7つのステップに分けて紹介します。

1.導入目的の明確化

まずは、テレワーク導入の目的を明確化します。

育児や介護などの理由で退職する人を減らすため、感染症対策のため、働き方改革への積極的な取り組みとしてなど、「なぜテレワークを導入するのか」を明確にすることが、テレワーク導入のスタートになります。

2.導入体制の構築

次に導入体制を構築していきます。以下のような項目を検討していきます。

  • テレワーク導入を推進するリーダーを決定する
  • 各部門のテレワーク導入推進リーダーを決定する
  • テレワーク導入に必要なIT・ICTを検討するリーダーを決定する
  • 上記リーダーにて、テレワーク導入プロジェクトのチームを構築する

このように、必要なリーダーを選出したうえで、プロジェクトチームを発足させます。

3.業務分析

プロジェクトチームの構築が完了したら、チームにて各種業務の分析を行います。以下のような内容を確認します。

  • 現状の業務時間
  • 利用しているシステムはテレワークでも利用できるものか
  • 日報などの書類は紙ベースなのかデジタルなのか
  • 業務におけるコミュニケーションがテレワークでも遜色なく行えるのか
  • 重要データの取り扱いがテレワークでも可能なものか

これらの分析が終わったら、テレワーク導入に向けて以下のように現状を整理します。

  • すぐにテレワーク移行が可能な業務
  • 少ない工数でテレワークに対応できる業務
  • システム導入など大幅な工数が必要な業務
  • テレワーク移行が困難な業務

以上のように分析結果をまとめ、次のフェーズに備えます。

4.導入に向けた具体的な準備

業務分析が完了したら、テレワーク導入に向けて、以下のように準備を進めていきます。

  • テレワーク対象者や、在宅勤務かサテライトオフィスかといったテレワーク形態の決定
  • 勤務ルールや労務管理制度などの改変・見直し
  • 社内意識の統一・教育
  • テレワーク環境の準備

以上のような項目について着手していきます。

5.テスト導入

テレワーク導入の準備が完了したら、テスト導入を行います。

一部の対象者がテレワークを試し、業務や制度が滞りなく遂行できるかどうか次のような項目をチェックします。

  • システムの利用やデータのやり取りなど業務に支障はなかったか
  • 社内や顧客とのコミュニケーションに不都合はなかったか
  • 勤務ルールや労務管理制度に不都合はなかったか
  • 通常勤務に比べて、業務の工数やコストの増減はどうか

その他業種特有の項目などについてもチェックします。

6.課題の抽出および対策

テスト導入にて、現時点での課題を抽出し、対策を講じるフェーズです。

例えば、オフィスではアクセスできていたデータが、テレワーク環境では権限の問題でデータファイルを開けられないということもあるでしょう。そういった場合は、データアクセスへの権限の見直しや、共有方法をクラウドサービスへ移行するなどの対策を講じなければなりません。

また、顧客が会社の代表電話に連絡をしてきた際、取り次ぎに手間取ったといった場合には、ビジネスフォンをクラウド化するといった対策も必要でしょう。

7.本格導入

テスト導入にて洗い出された問題や課題の対策が完了したら、いよいよテレワークを本格導入します。

テレワーク対象の従業員や部署が多い場合には、一気に導入するのではなく、段階的に進めていくのもいいでしょう。

テレワーク導入の成功ポイント

テレワークの導入を成功させるには、「社内意識の改革」「ルール・制度の見直し」「ITインフラ整備」がポイントになります。

  • 社内意識の改革

テレワークを導入し、成功させるには、社内意識の改革が必要です。

まずは「なぜテレワークを導入するのか」「テレワークを導入することでどのようなメリットがあるのか」などを従業員に理解してもらうことが、成功への第一歩になります。全社でテレワークの意義や必要性について共通の認識ができれば、テレワーク導入やその後の定着がスムーズにいくはずです。

また、テレワークを行う従業員と出社する従業員との間に不公平感が生まれないような配慮も重要です。テレワーク対象者やテレワークの形態、テレワークに関連するルールや制度などについて、その内容だけでなくそう決定したプロセスも含めて十分に説明をし、従業員に納得してもらうことが求められます。

  • ルールや制度の見直し・策定

テレワークではオフィスワークを前提としたルールや制度が合わないことも少なくありません。テレワークに適したルールや制度への見直し、策定が必要になります。

例えば、勤怠管理にタイムカードを利用している場合、テレワークでは打刻することができません。その代わりに全従業員にメールや電話での出退勤を申告するルールをつくるといったことが挙げられます。また、勤務時間や勤務態度、成果を得るまでの行動などを見て判断するような人事評価は、テレワークでは困難です。そのため、従業員自身が目標を立ててその達成度で評価する目標管理制度を新たに導入するといったことも、テレワークに即した制度策定の一例です。

  • ITインフラ整備

テレワークでの業務に必要なITインフラ整備も必要です。

例えば、在宅勤務において、従業員の自宅がテレワークをできる環境になっていないようなら、インターネット環境やパソコンの提供などを検討します。

また、必要に応じて勤怠管理ツール、Web会議システムやチャットツール、クラウドPBXといったコミュニケーションツールなどの導入も考えなければいけません。

ITインフラ整備においてはセキュリティ対策も重要です。セキュリティ対策ソフトやツールの導入、セキュリティルールの策定・共有など、セキュリティリスクを低減する取り組みが求められます。

テレワークの課題解決にも有効なクラウドPBX

コミュニケーションツールのひとつ「クラウドPBX」は、前述の「従業員同士のコミュニケーションが取りづらい」「会社の電話番号が使えない」などテレワークにおけるいくつかの課題の解決策にもなります。

クラウドPBXとはビジネスフォンを接続するPBX(主装置)の機能をクラウド上で提供するもので、これを導入すれば、例えば従業員の携帯電話で会社の外線・内線を受発信できるようになります。

そのため

  • 出社することなく、会社の電話番号で取引先や顧客とやり取りが可能
  • 従業員の携帯電話で内線通話が使えるため、通話料金を気にせず気軽にコミュニケーションを図れる

といったことが可能です。

また、クラウドPBXは従来のオンプレミス型のPBXと異なり、自社内に物理的な装置を設置する必要がありません。そのため、コストと時間を抑えてスムーズに導入できることも魅力のひとつです。

クラウドPBXについて詳しくは「クラウドPBXとは?メリット・デメリット、導入のポイントを紹介」をご参照ください。

着実にステップを踏んでテレワーク導入を成功させよう

テレワークを成功させるには、導入までのプロセスを丁寧に進めていくことが重要です。テレワーク導入の目的を明確にして、7つのステップを一歩一歩着実に進んでいきましょう。

なお、クラウドPBXの利用で、テレワークでもオフィスと同様の電話環境を構築できます。クラウドPBXがテレワークにおいてどのように役立つか、従来のオンプレミス型と比べてどこがテレワークにより有利なのかなどを紹介した資料「テレワークにフィットするクラウドPBX」を無料でご提供いたします。ご希望の方はお気軽にご請求ください。

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編集者:Good×Media編集部

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