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テレワークの重要課題 社内コミュニケーションの取りづらさをどう解決する?

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働き方改革や感染症対策の一環として、テレワークという働き方が広く知られるようになりました。しかし、テレワークはメリットばかりではなく、デメリットや課題もあります。なかでも社内のコミュニケーションに不安を覚える企業や従業員は多く、業務を滞りなく進めるためにも解決しなければならない優先課題と言えます。

そこで今回の記事では、テレワークにおける社内コミュニケーションの課題をどのように解決すればよいのかを解説していきます。

テレワークにおける社内コミュニケーションの不安

さまざまな企業や団体がテレワークに関するアンケート調査を行っていますが、必ずと言っていいほど出てくる悩みが、コミュニケーションに関する内容です。

例えば、スタッフサービスが実施した「テレワーク導入後の働き方に関する意識調査」においては、「社内コミュニケーションが減った」が、テレワークのデメリットの第2位(45.3%)にランクイン。また、日本労働組合総連合会が行った「テレワークに関する調査」においては「上司、 同僚とのコミュニケーションが不足する」が第3位(37.6%)となっています。

テレワークでは相手の状況が常に見えるわけではないため声かけのタイミングが難しく、相談したり確認したりといったことがオフィスワークよりはしづらいことを考えると、このような結果が出るのは当然と言えるかもしれません。

また、オフィスワークでは多くの場合、業務の合間や打ち合わせの前後などに「雑談」が自然発生的に生まれます。

しかし、テレワークの場合には、業務の合間に電話やチャットツールなどでわざわざ雑談をする人はいないでしょうし、打ち合わせが終わればすぐに電話を切ったりWeb会議システムを切断したりするケースが多いと考えられます。

どうしてもオフィスワークと比べると社内のコミュニケーションが少なくなります。その結果、周囲から孤立していると感じてしまう従業員や、従業員の様子を把握しくい状況に不安を覚える経営層がいても不思議ではありません。

社内コミュニケーションの課題を解決する方法

テレワークで感じる社内コミュニケーションの課題を解決するためには、どのような方法があるのでしょうか?

ここでは、代表的な3つの方法を紹介します。

コミュニケーションツールの導入

まずはテレワークで利用できるコミュニケーションツールの導入が考えられます。チャットツールやWeb会議システムなど、テレワーク下で利用しやすいツールを検討しましょう。

一方、携帯電話も手軽なコミュニケーションツールとして有効ですが、社用携帯を支給するとなると、導入時の端末の料金や月々の基本料金など、支給する従業員の人数によってはコストがかなり高くなってきます。

最近では、従業員の所有する携帯電話やスマートフォンなどを業務に活用する「BYOD」といった運用方法もあり、その場合は端末の料金は削減できます。一方で、仕事・プライベートといった用途の切り分けが困難でコスト負担の配分が難しいといった問題があります。また、個人の電話番号を会社に知らせる必要があるため、抵抗を感じる従業員も存在するでしょう。

以上のような、コミュニケーションツールとしての携帯電話の問題をクリアするのが、「クラウドPBX」です。クラウドPBXについては、この後詳しく紹介します。

なお、社用携帯やBYODの詳細は、「社用携帯の課題を解決する、BYODとクラウドPBXとの組み合わせ」をご覧ください。

社内コミュニケーションのルールを設ける

テレワークにおける社内コミュニケーションの手段には、電話やメールなど複数考えられますが、電話の場合は「業務の邪魔になるのではないか」と感じて敬遠するケースもあるでしょう。だからといって、急ぎの用件であるにもかかわらずメールを利用すると、相手がなかなか気づかなければ業務が滞ってしまう可能性があります。

同じ社内コミュニケーションでも、担当者に急ぎで確認をとらなければならないケースもあればそうでないケースもあるでしょう。「緊急度や優先度が高いものは電話、そうでないものはメール」などと、社内コミュニケーションの共通ルールを設けるのもひとつの方法です。

雑談タイムを設ける

社内コミュニケーションを活発にし、テレワーク下でも良好な人間関係を構築するために、あえて雑談の時間を設けることもよい方法です。

例えば、昼休みや業務の終了後に雑談の時間を設けたり、Web会議の開始前または終了後に雑談を交えたりするのもでもよいでしょう。

雑談タイムを導入することで、チームや部署の一体感が生まれるほか、打ち合わせや会議などでも自由に意見を出し合える話しやすい雰囲気が醸成される利点もあります。

社内コミュニケーションの課題解決策のひとつとしてクラウドPBXが有効

前述のように、テレワークにおける社内コミュニケーションの手段のひとつに電話がありますが、社用携帯のコストの高さやBYODのコスト負担の配分の難しさなどの問題もあります。

これらの問題をクリアし、社内コミュニケーションに最適な手段となるのがクラウドPBXです。クラウドPBXの特徴を紹介します。

クラウドPBXの特徴

PBXとは“Private Branch Exchange”の略称で、日本語では「構内交換機」や「電話交換機」と訳されます。

PBXはオフィスのように多くの電話機を使用する場所において利用するもので、複数の外線や内線を共有したり同時に使用したりできるようにするための機器のことです。近年では物理的な装置を設置するのではなく、ネットワーク上でその機能を提供するPBXが広まりつつあります。それが「クラウドPBX」です。

クラウドPBXは、既出の「社用携帯」や「BYOD」の問題をも解決し、社内コミュニケーションを図るツールとして非常に役立ちます。

クラウドPBXの導入で社内コミュニケーションはどう変わる?

クラウドPBXはインターネット環境下であれば、デバイスを問わず会社の電話番号での内線・外線の受発信が可能です。従業員の携帯電話やスマートフォンなども社内のビジネスフォンのように活用することができます。

そのため、次のような利点があります。

  • 社用携帯よりコストを抑えられる

クラウドPBXの導入時には、サーバー登録やシステム設定など数万円程度の初期費用がかかりますが、社用携帯のようにテレワークをする従業員全員分の端末を用意するコストは発生しません。また、テレワークをする従業員が増えると、社用携帯の場合はその都度端末代や基本料金がかかります。しかし一般的にクラウドPBXの場合は、簡単な設定で、従業員の携帯電話にて会社の電話番号での受発信ができるため、端末代もかからず、端末ごとの追加費用は社用携帯に比べると安価です。

  • BYODのコスト負担配分の手間が省ける

従業員の携帯電話やスマートフォン同士で内線通話ができ、また、会社の電話番号で外線を受発信することができるため、各デバイスの社用にかかる月々の基本料金や利用料金は発生しません。そのため、BYODのデメリットである、コスト負担配分のために仕事・プライベートの用途を切り分けるといった作業が不要になります。

  • 従業員のプライバシー保護につながる

内線も外線も会社の電話番号を使えるため、従業員は個人の電話番号を会社に伝える必要はありません。仮に社外への連絡に使用する場合にも、個人の電話番号を社外に知られる心配はありません。

なお、クラウドPBXは社内に物理的な装置を設置するオンプレミス型のPBXと異なり、物理的な装置の購入費用や設置工事が発生せず、スマートフォンが4GLTEでネット接続できたり、自宅がネット接続できたりすれば、スマートフォンからでも自宅のパソコンからでWeb管理画面での設定が可能です。

以上のように、テレワーク導入に向け、コストも時間も抑えて社内コミュニケーションのための環境を整えることができるのも、クラウドPBXの利点です。

クラウドPBXの特徴について詳しくは、「クラウドPBXとは?メリット・デメリット、導入のポイントを紹介」をご参照ください。

テレワークでの社内コミュニケーションの課題解決にクラウドPBXを検討しよう

テレワークには、社内コミュニケーションが低下しやすいという大きな課題があります。社内コミュニケーションが低下すると、従業員が孤立を感じ、場合によっては業務に支障を来してしまうケースも考えられます。

社内コミュニケーションの課題を解決し、オフィスワークに近い環境下でのテレワークを実現するために、クラウドPBXの導入は有効な手段のひとつと言えます。

今回紹介した内容以外にも、クラウドPBXがテレワークにおける課題解決に最適なツールである理由をまとめた資料「テレワークにフィットするクラウドPBX」を、無料でご提供しています。現在テレワークでの課題に直面している企業はもちろん、これからテレワークの導入を検討している企業も、ぜひご参考にお読みください。

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編集者:Good×Media編集部

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