ビジネスシーンでは、コミュニケーションツールやファイル共有手段など多くの業務がクラウドサービスへ移行しています。それは、業務に利用する「電話」も例外ではなく、「クラウドPBX」が注目を浴びつつあります。本コラムでは、クラウドPBXとは何なのか、そのメリットやデメリットを交えながら、クラウドPBXの活用シーンや導入ポイントなどについて解説します。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、クラウドサービスとして利用できるPBXのことです。

PBXとは英語のprivate branch exchangeの略で、「構内交換機」や「電話交換機」といった意味になります。オフィスのように多くの電話機を使用する場所において利用するもので、複数の外線や内線を共有したり同時に使用したりできるようにするための機器のことです。

以前はPBXのなかでも電話回線を利用するレガシーPBXや、企業規模によっては主装置を使うビジネスフォンが使われていました。そんななか、2000年代のIP電話の普及とともにインターネットを活用するIP-PBXが登場。そして、ビジネスでも多くの業務でクラウドサービスが活用されるようになった現代において、PBXをクラウド化した「クラウドPBX」が注目を浴び始めたというのが、これまでの流れです。

従来のPBXでは自社内に専用機器やサーバーを設置していましたが、クラウドPBXはそれらを設置する必要がありません。そのため、機器の設置コストやスペースを節約することができます。機器の不具合や故障などの場合も出張サポートを受ける必要がなく、復旧時間やコストの削減につながります。

そのような多くのメリットがあり、クラウドPBXを提供するベンダーも増えてきました。従来利用していたPBXの法定耐用年数が過ぎたり、サポート期間が終了したりするタイミングでリプレイスを検討する企業も見られるようになっています。

なお、PBX全般については、「PBXとは？役割や耐用年数、機能など基礎知識を紹介」で、IP-PBXについては、「IP-PBXとは？種類やメリット・デメリットからクラウドPBXとの違いまで」で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

クラウドPBXのメリット

クラウドPBXを利用するメリットを見ていきましょう。

• どこにいても外線・内線を利用できる

クラウドPBXは、クラウド上で稼働するPBXを利用するため、インターネットに接続されたパソコンやスマートフォンなどの機器で利用できます。会社の固定電話宛ての電話を複数のスマートフォンに転送することも可能で、社員が遠隔地にいても、オフィスにいる状況と同じように外線・内線を利用できるメリットがあります。

固定電話宛ての電話を転送する機能の詳細については、「固定電話の転送でよくある課題は？解決方法を詳しく紹介」をご参照ください。

• プライベートの携帯電話番号を使う必要がない

クラウドPBXに接続されているスマートフォンならば、会社の固定電話の番号を利用できます。そのため、テレワークや出張などオフィス外での業務で個人のスマートフォンを使用する場合でも、携帯番号を取引先や顧客に教える必要はありません。

• 初期コストを削減できる

クラウドPBXでは、自社内に専用機器やサーバーを設置する必要がありません。そのため、機器をレンタルしたり購入したりするのに発生する初期コストを削減することができます。

• 通話料金の削減が可能

通常外線で社員のスマートフォンに電話をかける際、通話料金が発生します。しかし、クラウドPBXであれば内線を使えるため、通話料金のコスト削減につながります。

• 導入工事やレイアウト変更に工数がかからない

クラウドPBXの場合、導入時やレイアウト変更時に配線工事の必要がありません。そのため、通常ならそれにかかるはずの、コストや工数を削減できます。

• テレワークの導入がスムーズ

クラウドPBXを利用すれば、スマートフォンでも外線・内線が使えるようになります。会社から離れた場所で業務をしていても会社の番号で発着信ができるため、テレワークでもオフィスにいるのと近い環境で業務を遂行することができます。電話のためだけに出勤しなければならないといった課題も解決でき、テレワークの導入がスムーズになります。

クラウドPBXによるスマートフォンの内線化やテレワークへの影響については、「スマホが内線になるだけじゃない、クラウドPBXで大きく変わる働き方とビジネスの可能性」にて解説しています。あわせてご覧ください。

• BCP対策

BCP対策とは、自然災害や今回のコロナ禍のような非常事態にも事業を継続できるよう計画を立てておくことを言います。機器やサーバーを設置する必要がないクラウドPBXは、災害が起こった際にも機器の破損を心配する必要がありません。有事にも大切な通信手段を確保することが可能なため、BCP対策としても有効です。

BCP対策も意識してクラウドPBXを選ぶ際のポイントについては、「BCP対策、テレワークに最適なクラウドPBXの選び方」にて詳しく解説していますので、ご参照ください。

クラウドPBXのデメリット

一方、クラウドPBXにもデメリットはあります。あわせて確認しておきましょう。

• 音声品質がインターネット環境に左右される

クラウドPBXは、必ずインターネット回線を利用します。そのため、速度の遅いネット回線であったりネット回線が込み合う時間帯であったりした場合には、音声品質が悪くなるケースがあります。

• ランニングコストがかかる

クラウドPBXは、物理的なサーバーや専用機器の設置が必要ないため初期コストは削減できますが、クラウドサービスを利用するための月額・年額料金としてランニングコストがかかります。ただし、従来のビジネスフォンでもPBXでも一般的にはランニングコストはかかりますので、クラウドPBXだけのデメリットではありません。なお、料金はクラウドPBXのベンダーによって異なりますので、利用する際には忘れずチェックしておきましょう。

• 発信できない番号がある

クラウドPBXを利用すると、発信者の位置情報が取得できないため、110番や119番など緊急通報への発信ができないケースもあります。利用するベンダーや回線によって仕様が異なるため、導入前に確認しておきましょう。

クラウドPBXの導入ポイント

クラウドPBXはさまざまなベンダーが提供しています。ベンダーによって利用できる機能や電話番号種別、利用できる端末やセキュリティ対策、またランニングコストにも差があります。

クラウドPBXを導入する際には、まず自社での利用要件を明確にして、使い方に適したベンダーのサービスを十分比較し、選定する必要があります。

次のような視点で導入するか否かをチェックしていくといいでしょう。

• 利用したい番号が使えるか
• 利用できる端末には何があるか
• 利用したい機能が使えるか
• クラウドのセキュリティ対策は万全か
• 初期費用とランニングコストはどのくらいか

クラウドPBXを比較するポイントについては、「【導入ガイド】クラウドPBXの種類と導入方法」もご覧ください。また、クラウドPBXの選び方のヒントが書かれた資料「後悔しないクラウドPBXの選び方」を無料でご提供いたします。お気軽にご請求ください。

クラウドPBXは多くの企業で抱える課題を一挙に解決する

クラウドPBXには、自社に専用機器やサーバーを設置する必要はなく初期コストを抑えられる、インターネット接続ができる場所ならば、どこにいても社内と同じように内線・外線を発着信できるなど、さまざまなメリットがあります。

近年多くの企業で抱えている「テレワーク導入」「BCP対策」「コスト削減」といった課題の解決策のひとつにもなり得ます。ぜひメリットや導入ポイントを理解して、活用を検討してみてください。