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固定電話はスマートフォンで受けられる?3つの方法とそれぞれのメリット・デメリット

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働き方改革や感染症予防対策として近年急速にテレワークが広まりました。導入の際に課題となるのが、「固定電話の対応」です。会社の代表電話や問い合わせ窓口などに固定電話を利用している場合は、電話番として交代で出社したり固定電話を自宅の社用端末で受けられるようにしたりするなど、テレワーク導入後も固定電話の応対を継続するための対策が求められます。

この記事では固定電話を自宅の社用端末で受けるための3つの方法とそれぞれのメリット・デメリット、注意点を解説します。

 

テレワーク推進では固定電話応対が課題となる

テレワークを導入・推進するにあたって、「コミュニケーション」や「労務管理」の課題がよく指摘されますが、固定電話の対応についても、多くの企業が感じている課題の一つです。

実際に、音声テックベンチャーである株式会社シンカが2020年に実施したインターネット調査によると、全国総務担当者412名のうち約3割の担当者が、リモートワーク/テレワークにおいて「固定電話対応が課題」と回答しています。

参考:【プレスリリース】【緊急事態宣言解除後に向けたリモートワーク/テレワーク企業の固定電話対応調査】!株式会社シンカ

一部の社員に負担がかかるだけでなく、電話の取次ぎができずにビジネスチャンスを逃すなど、機会損失を招く可能性も考えられるでしょう。テレワーク環境下における固定電話の対応は早急に解決すべき課題であり、これらの課題に対する手軽な解決策として「転送」の利用が注目を集めています。

テレワークの導入で課題となりやすい「電話」に関する課題は、「テレワークにおける電話対応の課題とその対処方法を紹介! 」や「テレワークでよくある課題と解決方法をわかりやすく解説!」をご覧ください。

 

スマートフォンで固定電話を受ける3つの方法

テレワーク環境下における固定電話対応の有効な解決策とされているのが、電話の転送です。

ここでは、固定電話に着信した電話を、自宅やシェアオフィスなどオフィス外で勤務する社員のスマートフォンに転送し、社員が電話を受ける方法を3つ紹介します。

 

1.通信事業者の転送サービスを利用する

NTT東日本・NTT西日本の「ボイスワープ」やKDDIの「着信転送サービス」、ソフトバンクの「多機能転送サービス」など通信事業者が提供している転送サービスを利用する方法です。既に利用している電話サービスの付加サービスとして追加申込みをする方法で、一般的に転送方法は「無条件転送」「不応答転送」「応答後転送」などから利用用途に合わせて選択できます。

  • 無条件転送:転送元となる固定電話の呼出音を鳴らさずに、あらかじめ設定した電話番号に転送する。
  • 無応答時転送:転送元の固定電話が一定時間呼び出しに応答しなかった場合に、あらかじめ設定した電話番号に転送する。
  • 応答後転送:かかってきた電話をいったん誰かが受けて、簡単な操作により必要な電話番号へ転送する。

メリット

転送サービスは転送方法がシンプルであり、契約中の電話サービスに転送サービスを一括設定できるので設定の手間はかからない点が大きなメリットです。通信事業者へ電話やWEBでの申し込みで利用開始できます。

デメリット

転送サービスの月額利用料と転送元から転送先までの通話料金が必要です。オフィスの固定電話を社員のスマートフォンに転送する場合は、オフィスからスマートフォンへの通話料が発生し、場合によっては大きな負担となります。

また、転送先は一つしか設定できないため、転送先として設定された社員が電話を取れない場合は、電話の取りこぼしとなり、顧客からの信頼低下やビジネスチャンスの損失などの影響が出ることも考えられます。さらに、転送先にされた社員は電話番にかかりきりになってしまう可能性があり、不公平感を抱くこともあるでしょう。

 

2.電話端末の転送機能を利用する

ビジネスフォン本体の転送機能を利用する方法です。ビジネスフォンであれば標準機能として搭載されていることが多く、最も手軽な方法といえるでしょう。あらかじめ「自動転送」を設定する方法と、かかってきた電話をオフィスにいる人が操作をして「手動転送」する方法があります。

メリット

通信事業者の転送サービスの月額利用料がかからず、転送機能を利用した場合もコストが抑えられます。また、通信事業者の転送サービスよりも複雑な設定が可能なので、利用用途に合わせて細かく設定できるのがメリットです。

デメリット

端末ごとに設定が必要なので、設定の手間がかかります。中~大企業でオフィスに複数のビジネスフォンを設置している場合は端末を一つずつ設定しなければいけないため要注意です。

また、通信事業者の転送サービスと同じく、転送先に設定できる電話番号は1つだけなので、転送先に設定された社員が電話を取れない場合の取りこぼしが発生する可能性があります。

転送サービスや転送機能については、「固定電話の転送でよくある課題は?解決方法を詳しく紹介」「転送電話サービスとは?サービスのデメリットをカバーするクラウドPBXについても解説 」をご参照ください

 

3.PBXの転送機能を活用する

PBX(構内交換機)は取引先などの外部からの着信を社内にある特定の内線電話機につなぐ、社内の内線同士をつなぐ、内線から外部に発信を行うなどの制御をする装置のことです。PBXを自社拠点に設置、もしくはクラウドサービスとして利用し、転送の設定をすることによって、固定電話をスマートフォンで受ける方法です。

メリット

複数の転送先を設定できるので、固定電話あての着信を複数の担当者の電話に着信させられます。そのため手の空いている人が電話対応をするなど、オフィスでの利用環境を再現できます。

また、設定の自由度が高く、平日・休日で転送先を分ける、自動で音声ガイダンスを流すなどの高度な設定が可能です。利用目的に応じて柔軟に設定を変更できる、ビジネスフォンのように端末ごとの設定は不要で設定の手間を省ける、などがメリットでしょう。

さらに、PBXに接続されている端末同士は内線電話扱いとなるため、IP-PBXやクラウドPBXを使った場合、オフィス外の自宅などからインターネット経由でPBXにアクセスすることで、固定電話からスマートフォンの通話を内線電話として利用できます。

内線利用時は通話料がかからないため、転送サービスやビジネスフォンで課題となる月額利用料・通話料のコスト負担を抑えられるのもメリットです。

デメリット

PBXの導入形態にもよりますが、PBX設置や管理に、費用と手間がかかります。PBXの導入形態は大まかにオンプレミス型(PBX、IP-PBX)とクラウド型(クラウドPBX)の2種類があり、それぞれの特徴や違いは以下のとおりです。

  • オンプレミス型(PBX、IP-PBX)

自社拠点やデータセンター内に物理的なPBX装置を設置する方法。

自社専用の装置なので、設定の自由度が高く利用用途に合わせたカスタマイズができます。

デメリットとしては、PBXの初期導入時に装置購入費用や設置・設定費用、導入後も運用保守費用が必要となる、導入までに数カ月単位で期間が必要となる点があげられます。

  • クラウド型(クラウドPBX)

クラウドベンダーが提供するクラウドPBXをインターネット経由で利用する方法。

PBXの購入・設置が不要なので、インターネットに接続できる環境があればすぐに利用できるのがメリット。また、利用料を柔軟に変更できるので一時的な需要増などに対する拡張性(スケーラビリティ)が高い点もメリットです。

一方でクラウドPBX利用にあたって初期登録費用や月額利用料が発生します。

PBXの種類別の特徴やメリット・デメリットは「PBXの種類は大きく3つ!クラウドPBX・IP-PBX・レガシーPBXを徹底比較」で詳しく紹介しています。併せてご参照ください。

 

3つの方法のメリット・デメリットを一覧で比較

紹介した固定電話をスマートフォンで受けるための3つの方法の違いを一覧にしました。PBXを導入する方法が、コスト面や設定面などメリットが大きいことが分かります。

 

 

1.通信事業者の転送サービス

2.電話端末の転送機能

3.PBXの転送機能

コスト(初期導入時)

申込時に登録料・工事費などがかかる場合がある

工事費などはかからない

オンプレミス型を利用する場合は初期導入費用がかかる

コスト(利用時)

×

月額利用料、転送区間の通話料が必要

転送区間の通話料が必要

転送区間の通話料は不要。PBXの導入形態によって維持管理費用や月額利用料が必要

設定の手間

電話申込やウェブ申し込みなどで一括設定が可能

×

端末ごとの設定が必要

クラウドPBXの場合はWEB画面から簡単に変更できることが多い。オンプレミス型の場合は設定作業を自社もしくは外注で実施する必要がある。

設定の柔軟性

×

複雑な設定は不可

転送サービスより高度な設定は可能

利用状況に合わせた高度な設定が可能

 

クラウドPBXならさらなるコスト削減が可能!

3つの方法のうちPBXを導入する方法が良さそうですが、中でもクラウドPBXがおすすめです。クラウドPBXについて詳しく見ていきましょう。

 

クラウドPBXを利用するメリット

クラウドPBXはクラウド事業者が提供するPBX機能をネットワーク経由で利用するクラウドサービスです。

従来PBXを利用するためには自社拠点やデータセンターといったオンプレミス環境にPBX装置を構築しなければならず、初期費用・メンテナンス費用が課題となりがちでした。しかし、クラウドPBXはクラウドサービスなので、自社でPBX装置の構築・保守運用が基本的に不要となり、インターネット環境さえあればすぐに利用できるのが大きなメリットです。

また、利用量に合わせて利用アカウント数を柔軟に変更ができるので、新商品発売やキャンペーン実施時など一時的に固定電話への入電量が増えることが予測される場合にはあらかじめ設定を変更することも可能です。

オンプレミス型のPBXで同じように設定変更をしようとすると、自社で設定変更操作が必要です。社内に専門スキルを有する人材を確保しておくか、その都度外注して設定変更をすることになるため、クラウドPBXと比べると、柔軟性は低くなります。

 

クラウドPBXなら業務効率化にもつながる

クラウドPBXはインターネットに接続できる環境があれば、場所を選ばずに利用できるので自宅やシェアオフィスなどからもオフィスの電話環境を再現できます。近年テレワーク用のツールとして導入する企業も増えてきています。

多くのクラウドPBXサービスは転送機能のようなPBX機能だけでなく、通話録音や状況モニタリングなど豊富な機能が搭載されており、業務効率化につながります。

サービスによって機能はさまざまですが、例えばグッドリレーションズが提供するGoodLineは、着信ルールやアナウンスなどの設定をWEB画面上で行えます。また、通話録音を含む豊富な機能が、オプション料金不要で利用できることも大きな魅力です。

自社の利用状況や課題解決につながるサービスを選択する際のポイントを紹介した資料をご用意しています。興味のある方は、下記よりダウンロードをしてください。

お役立ち資料|後悔しないクラウドPBXの選び方

 

固定電話をスマートフォンで受けるならクラウドPBXがおすすめ

テレワークを導入する際に課題となる固定電話の電話対応は、自宅勤務中の社員スマートフォンに転送することで解決が可能です。

スマートフォンで固定電話を受ける方法はいくつか考えられますが、コストや設定の柔軟性・手間を比較するとPBXの転送機能を利用する方法がおすすめです。

中でもクラウドPBXは初期導入にかかる費用が大幅に抑えられ、すぐに利用開始できる手軽さから近年注目を集めています。

PBXを検討する際は、クラウドPBX導入を検討されてはいかがでしょうか。

 

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この記事の編集者

編集者:Good×Media編集部

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