ビジネスにおいて、スマートフォンは必須のアイテムです。特にテレワークなどオフィス以外の場所で業務をする場合、社員はスマートフォンをオフィスの電話のように利用することも多いのではないでしょうか。

誰もが仕事でスマートフォンを利用する今の時代にフィットするのが、クラウド上で管理できる「Web電話帳」です。

本記事では、Web電話帳を導入するメリットや注意点などについて解説します。

なお、Web電話帳機能を提供するサービスにはさまざまなものがあり、標準的な機能も異なります。ここでは主に「クラウドPBX」に搭載されている機能を念頭に、紹介しています。

Web電話帳ってどんなもの？

Web電話帳とは、クラウド上に電話番号などの情報を保管するツールやサービスのことです。クラウド上に情報を保持できるので、インターネットに接続できるパソコンやスマートフォンなどから電話帳を利用できます。

クラウド上の情報は一元管理ができるため、テレワークなど離れた場所で業務を行う社員も含めて、社内全体で同じ情報を共有できるのが大きな特徴です。

スマートフォンに搭載されている電話帳は、そのスマートフォンを所有する者のみしか閲覧できませんが、Web電話帳ならばすべての社員が同じ情報を閲覧できます。

Web電話帳の主な機能

Web電話帳を導入すれば、クラウド上で電話帳の管理ができます。Web電話帳の主要な機能は、電話番号をはじめとした顧客情報などの管理です。

これにより、情報を管理する担当者は、一元的に顧客情報の管理が可能になるため、社員が個別に持っている情報などを精査する必要などもなくなります。また、WEB上で登録や編集などができるため、情報のアップデートが楽になり、取引先の顧客情報はもちろん、社員の連絡先なども管理できます。

Web電話帳を導入するメリット

Web電話帳を導入するメリットには何があるのでしょうか。ここでは、Web電話帳の5つのメリットを紹介します。

電話帳を共有できる

Web電話帳はクラウド上で管理されているので、アクセスできる社員は同じ情報を共有できます。そのため、新規に登録されたり変更されたりした情報をリアルタイムに得ることが可能です。

社員一人ひとりがスマートフォンの電話帳で管理していた場合は情報が分散されます。その場合、情報が変更されるたびに、個々に情報をアップデートしてもらうか、管理者が一つひとつ情報更新しなければなりません。しかし、Web電話帳ならばそれらが一括で反映されるため、管理工数は格段に削減されます。

スマートフォンに登録していない連絡先でも着信情報を表示

本来、スマートフォンに登録していない連絡先からの着信があった場合、誰からの着信かわかりません。しかし、Web電話帳を利用していれば、スマートフォン本体に連絡先を登録していない相手からの着信でも、着信情報が表示されます。そのため、社員個人が知らない連絡先からの着信に対して、スムーズに対処できます。

なお、クラウドPBXに搭載されているWeb電話帳の中には、電話帳とアプリが連携できないため、上記の機能がないものも少なくありません。上記の機能が必要な場合は、電話帳同期を行えるクラウドPBXを選ぶようにしましょう。

蓄積した顧客情報は企業の資産になる

Web電話帳には、外線の電話番号を登録できます。一元管理ができるWeb電話帳に顧客情報を登録していくことで、その情報はクラウド上に蓄積されます。個々の社員が関わった顧客情報が一カ所に蓄積されれば、企業にとっての重要な資産になります。

スマートフォンに情報を残さないため情報漏えい防止につながる

社員が利用するスマートフォンに多くの顧客の電話番号が登録されていた場合、スマートフォンの紛失は情報漏えいのリスクにつながります。しかし、Web電話帳を利用すれば、顧客情報をスマートフォンに保存する必要はありません。万が一スマートフォンを紛失した場合の情報漏えいのリスクを低減できることは、大きなメリットの一つだといえます。

連絡先の属人化を防ぐ

社員が顧客の連絡先を個々に所有していると、「この人に聞かなければあの顧客の情報がわからない」という事態が発生します。また、ある社員が退職などの理由でいなくなると、顧客情報の喪失につながります。

しかし、Web電話帳ならば情報がクラウド上に共有され、このような属人化による情報の抱え込みや喪失を防げることは、企業資産の保護にもつながるメリットです。

Web電話帳導入の注意点

メリットの多いWeb電話帳ですが、導入にあたっては注意点もあります。それは、自社の使い方に必要な機能を持つサービスを選ぶ必要があるということです。

Web電話帳は、さまざまな事業者が提供しています。そのため、導入前に各サービスの特徴などを把握して、自社が求めている機能を有したサービスを選定しなければなりません。

中には無料で提供されているサービスもありますが、その分サポートやセキュリティなどの懸念や、機能の制限があるなど、満足にサービスを利用できない可能性があります。逆に機能が突出して充実していても、自社の業務に必要のないものであれば活用できず、費用対効果が見込めません。

そのため、Web電話帳を導入する際には費用対効果を念頭に置きつつ、自社に必要な機能・セキュリティなどをチェックし、見極める必要があります。

Web電話帳を導入して業務の効率アップを図ろう

Web電話帳は、外線の電話番号管理だけではなく、顧客情報の管理工数を削減できるツールです。特にテレワークなど社員がオフィス外で業務にあたる可能性のある企業にとっては有用なサービスだといえます。Web電話帳を導入して、情報共有と業務効率アップを図りましょう。

なお、クラウドPBX「GoodLine」には無料オプション機能「クラウド電話帳」が搭載されており、管理画面からWeb電話帳の作成が可能です。GoodLineについての詳細は、下記の資料や漫画をご覧ください。

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