多くの人が個人のスマートフォンを当たり前に持つ今でも、社員に社用携帯を支給している企業も見られます。社用携帯にはどのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。また、ほかに社員の通信手段を確保する良い方法はないでしょうか。

今回の記事では、社用携帯のメリット・デメリット、社用携帯の課題を解決するBYOD、そしてBYODの課題を解決するクラウドPBXについて紹介します。

社用携帯を支給するメリット・デメリット

企業が社員に対して社用携帯を支給することにはメリットもデメリットも存在します。それぞれ見ていきましょう。

メリット

• セキュリティ対策がしやすい

全社で同じ端末を導入することにより、情報漏えいに備えた対策を講じやすく、セキュリティリスクを一元管理できます。

• 経費の計算が簡単

社用の携帯電話として貸与することで、社員が通話料金を計算し個別に経費精算を行うなどの必要がありません。基本料や通話料、データ通信料なども含めて全社一括で管理・精算でき、経費精算にかかる業務が効率化されます。

デメリット

• コストがかかる

社用の携帯電話を導入する際には端末本体のコストがかかるほか、ランニングコストとして月々の基本料や使用料がかかります。また、端末が故障・破損した際の対応や、適宜機種変更も必要であるため、維持管理のための手間とコストも発生します。

• 社員が2台の携帯を持たなくてはいけない

社員が、社用携帯と個人のスマートフォンや携帯電話を持たなくてはいけなくなります。その分荷物が増えることになりますし、両方の管理が必要になります。

社用携帯以外の選択肢として注目されるBYOD

従来のような社用携帯ではなく、通信手段の新たな運用方法としてBYODが注目されています。BYODで解消できる社用携帯のデメリットもあります。

BYODとは“Bring Your Own Device”の略称で、社員が個人で所有しているスマートフォンやパソコン、タブレット端末などを業務に使用することをいいます。

BYODのメリット・デメリットを見ていきましょう。

BYODのメリット

企業にとってのメリットと社員にとってのメリットに分けて紹介します。

• 企業にとってのメリット

企業にとっては、BYODを運用することで携帯端末を購入する必要がなくなり、導入時のコストや端末ごとにかかる月々の基本料金を抑えられます。

• 社員にとってのメリット

社員にとっては、社用携帯と自身の端末を2台同時に持ち歩く必要がなくなります。また、社員自身が普段から使い慣れた端末を使用するため、操作に戸惑うことがなく、効率的に業務を進めることができます。

操作方法をサポートする手間が省けるといった点で、企業側のメリットにもなります。

BYODのデメリット

BYODにもメリットばかりではなく、デメリットもあります。

• 料金の切り分けが難しい

BYODでは、プライベートの用途と仕事に関する用途の切り分けが必要であり、コストの負担割合やルールの運用が課題となります。社用携帯であれば基本料を含め全社一括で経費として処理できますが、BYODの場合は切り分けが難しく、社員が個別に申請したり、企業によっては負担したりしなければなりません。

• セキュリティリスクが高まる

個人が所有する端末は、OSや機種などがバラバラであるケースが多く、企業側から情報セキュリティの制限がかけづらい問題があります。適切な対策が講じられず、情報漏えいリスクが高まることが懸念されます。

• 仕事とプライベートとの線引きが難しい

BYODでは社員個人の電話番号でやり取りすることになり、プライバシーを守りにくく抵抗を感じる社員も少なくありません。また、プライベートの時間にも仕事の電話がかかってきてしまい、勤怠管理の線引が難しくなるほか、長時間労働につながる恐れもあります。

BYODを導入する際には、企業として運用ルールを明確に決めておく必要があります。

BYODについて詳しくは、「私用デバイスの業務利用・BYODとは、知らないと損するビジネストレンド」をご覧ください。

BYODとクラウドPBXの組み合わせで課題を解決

社用携帯とBYOD、それぞれのメリットとデメリットを見てきました。では、社用携帯とBYOD以外に、社用の携帯電話の運用方法はあるでしょうか？

社用の携帯電話としてほかに、BYODにクラウドPBXを組み合わせる方法が考えられます。この組み合わせでは、社用携帯やBYODのメリットを享受したうえで、それらのデメリットを解決し、企業として理想的な携帯電話の運用が期待できます。

クラウドPBXとは、クラウド上でPBX機能を提供し、ビジネスフォンの専用電話機だけでなく社員のスマートフォンやパソコンなども専用電話機同様に運用できる、いわば新しいタイプのビジネスフォンのことです。

BYODとクラウドPBXの組み合わせで、何ができるのかを紹介していきます。

通話料の切り分け作業が不要になる

クラウドPBXでは、社員のスマートフォンに「専用アプリ」を入れることで、クラウドPBXの内線とすることができます。アプリから発信すると、内線同士であれば料金は発生しません。また、アプリから外線発信する場合は、通常のオフィスのビジネスフォンから外線発信するのと同様、料金は会社へ一括請求されます。

そのため、BYODで必要だった通話料金の切り分け作業が発生しませんし、社員が負担するといった状況も避けられます。

コスト削減が期待できる

社員のスマートフォンを利用するため、BYODと同様携帯端末を購入する必要がなくなり、導入時のコストと端末ごとにかかる月々の基本料金を抑えられます。

また、BYODでは、会社の固定電話から社員の携帯電話へかけたり社員が携帯電話同士で連絡を取り合ったりといった場合は、その都度通話料金が発生します。しかし、クラウドPBXでは内線発信になるため、通話料金が発生しません。

さまざまな電話番号を使える

クラウドPBXでは、従業員のスマートフォンを、オフィスのビジネスフォン同様に利用できるため、会社の電話番号で発着信することができます。そのため、従業員の電話番号を相手に知られる恐れがありません。さらに新規発番が可能なクラウドPBXもあります。

例えば、GoodLineでは、市外局番から始まる電話番号だけでなく、0120や0800、050から始まる電話番号の発番も可能です。050で始まる電話番号を取得して、社員別にパーソナル番号を持たせることもできます。なお、クラウドPBXで「050」を取得する場合は固定回線が不要であるほか、1番号あたりの基本料金は数百円程度。毎月数時間も通話しないのであれば、通話定額の社用携帯よりも安くなる場合がほとんどです。

仕事・プライベートの線引きに役立つ設定が可能

クラウドPBXでは必要に応じて細かな設定が可能で、例えば一定の時間帯に着信をさせないといったことができます。そのため、業務時間を修了したにもかかわらず、顧客や取引先、社内からの電話に出なければならないといったことを防止することができます。さらに、必要に応じて営業時間外の着信にアナウンスの設定ができるクラウドPBXもあります。

その他多種多様な便利な機能を活用できる

クラウドPBXならではの便利な機能を活用することができます。

例えば、社員の稼働状況や通話状況の可視化、通話履歴の保存や通話録音、それらの一括管理などが可能です。すべての通話内容を自動録音できる機能を利用することで、重要な要件の聞き漏らしを防いだり、伝達ミスによるトラブルを未然に防止したりといったこともできます。

ただし、提供される機能はクラウドPBXによって異なります。また、一見多くの魅力ある機能を提供しているクラウドPBXであってもすべてオプション扱いで大きく追加料金が発生するケースもあります。一方でGoodLineのように、紹介した機能も含めすべての機能を標準装備しているクラウドPBXも存在します。

失敗なくクラウドPBXを選定するには、そういった事前の知識が重要になってきます。

社用携帯の運用に課題を感じたらBYOD＋クラウドPBXの検討を

BYODとクラウドPBXの組み合わせは、紹介したように社用携帯やBYODのデメリットを解消し、社用の携帯電話の運用に、多くの機能性や利便性をもたらせます。一方で社員個人の端末を使うため、BYOD同様セキュリティ対策については、個人のリテラシーに任せざるを得ない部分はあります。

ただし、セキュリティ対策の強固なクラウドPBXを選ぶことで、リスクを軽減することは可能です。

例えば、GoodLineでは、管理画面にアクセスするIPアドレスの制限、二段階認証、ログイン規制、24時間365日監視など、あらゆるセキュリティ対策を講じています。サーバーの管理体制も整っており、安心してご利用いただけるクラウドPBXのひとつです。

クラウドPBXを選ぶ際は、セキュリティ対策だけでなく代理店による再販やOEM提供ではないか、安定性や機能性はどうかなど、いくつかのチェックポイントがあります。選定の際に役立つチェックポイントを紹介する資料をご提供いたします。ご希望の方は、こちらからご請求ください。