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ビジネスフォンの設定が必要なシーンや設定方法をわかりやすく紹介!

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多くの企業では、当然のようにビジネスフォンを利用しています。しかし、オフィスのレイアウト変更や電話機増設などの際にいざ設定変更をしなければならなくなったとき、「どうやって設定変更すればいい?」「自社でできる?業者を呼ぶべき?」などと疑問を持つ担当者は少なくないのではないでしょうか。

ここでは、ビジネスフォンの設定とはそもそも何の設定なのか、設定は誰がすべきなのか、また、自分でできる設定はあるのかどうかなどを解説します。

そもそもビジネスフォンの設定とは?

ビジネスフォンとは本来電話機単体を指すのではなく、主装置(PBX)と専用電話機を合わせた電話システム全体を指します。

「ビジネスフォンの設定」というと、一般的には専用電話機ではなく主装置(PBX)の方の設定を指します。必要な設定をして、ビジネスフォンが使える状態にします。

主装置(PBX)の設定には、国家資格である「工事担任者」の有資格者しかできない工事も含まれるため、基本的に専門業者に依頼しなければなりません。

ビジネスフォンの主な設定は?

主なビジネスフォンの設定を見ていきましょう。ビジネスフォンの設定は大きく、配線工事と主装置(PBX)の設定に分けられます。

  • 配線工事

主装置(PBX)と専用電話機やその他の端末をつなげる工事です。配線方式には主に次の3種類あります。

  • スター配線方式…主装置(PBX)と専用電話機1台1台、モジュラーケーブルでつなぐ方式です。現在主流で、端末1台に不具合が生じても、他の専用電話機には影響を及ぼさないメリットがあります。
  • バス配線方式…まず主装置(PBX)とローゼットという機器をモジュラーケーブルでつなぎ、そこで配線を分岐して、各専用電話機へとつなぐ方式です。増設の際は新たな専用電話機をローゼットに接続すればすみ、増設がしやすい特長があります。
  • LAN配線方式…主装置(PBX)からHUBという機器を経由して、モジュラーケーブルではなくLANケーブルで端末1台1台とつなげる方式です。オフィス内のネットワーク網の一元管理が可能になることがメリットです。この方式は、端末がIP電話機である場合のみしかできません。
  • 主装置(PBX)の設定

ビジネスフォン導入時や設定変更時に行う必要がある、主装置(PBX)自体の設定です。

ビジネスフォンでは外線ユニット、内線ユニット、拡張ユニットなど、その多機能性を実現するために必要なユニットが、主装置(PBX)に内蔵されています。それらのユニットを介し、専用電話機やその他の端末で機能を利用できるようにするための、さまざまな設定作業です。

ビジネスフォンの設定が必要なシーン

続いて、ビジネスフォンの設定が必要なシーンを確認しておきましょう。

  • ビジネスフォンの導入時

初めてビジネスフォンを導入する場合には、オフィスのレイアウトに合わせた配線工事や、主装置(PBX)の設置、設定が必要です。

  • ビジネスフォンの増設・取り換え時

専用電話機の台数を増やすときには、その都度設定が必要です。また、主装置(PBX)が、増やしたい電話機の台数に対応していない場合には、主装置(PBX)自体の増設や取り替えが必要です。その場合は、設定作業がより大がかりになります。なお、主装置(PBX)自体の取り換えは、老朽化や故障などによって行うケースが考えられます。

  • オフィスのレイアウト変更時

オフィスのレイアウトを変更する際も、配線を含め、一通りの設定変更が必要になります。

自社で設定ができるビジネスフォンもある!?

ビジネスフォンの設定は、既述のとおりビジネスフォンの導入時だけでなく、増設や取り換えなどがあるたびに、必要になります。

例えば専用電話機を1台増やすといった場合にでも、業者に依頼しなくてはなりません。ちょっとした設定変更が必要になるたびに時間もコストもかかることが、従来のビジネスフォンの課題と言えるかもしれません。

しかし、近年は、自社においてパソコンのブラウザから新たな設定や設定変更ができるタイプのビジネスフォンも誕生しています。

機種やサービスにもよりますが、例えば次のようなことができます。

  • 内線設定変更

内線番号や契約時に指定した端末番号、ユーザーID、端末種別などの基本情報、転送や留守番電話といった不在時の動作など、内線に関する設定を変更します。

  • 外線着信先の変更

外線の着信先を変更します。なかには午前と午後、昼と夜間などで着信先を変更できる機種もあります。

  • 着信グループの設定変更

着信グループに含める端末を追加したり、グループから外したい端末を削除したりします。着信グループの全端末に一斉に着信させたり順次着信させたりといった細かな設定変更も可能です。

  • 留守番電話設定

例えば一定時間の着信未応答時に留守番電話の音声を流すなど、留守番電話の設定です。留守番電話の録音には、別途機器の接続が必要な機種もあります。

  • 着信鳴動設定

着信した電話番号ごとに着信音を変えたり音を鳴らさないようにしたりといった、着信音についての設定をします。機種によって、着信音の種類や数は異なります。

なお、自社で対応可能な設定は、紹介した以外にもさまざまにあります。ただし、設定できる内容は、前述のとおり機種やサービスなどによって異なります。また、あくまでもブラウザで設定できる項目のみであり、マニュアルを見ながら対応できる範囲に限られます。

クラウドPBXならばビジネスフォンの設定を自社でできる

ビジネスフォンの設定や設定変更は、基本的にはその都度専門業者に依頼しなくてはなりません。そのため、ビジネスフォンを使える状態になるまでに時間やコストが発生するうえ、作業日程の調整や業者訪問時の対応などの手間もかかってしまいます。

しかし、前述の自社で設定できるタイプのビジネスフォンであれば、そういった課題を解決できます。そんな自社での設定も可能なビジネスフォンのひとつが「クラウドPBX」です。

しかも、クラウドPBXでは物理的なPBXをオフィス内に設置するのではなく、その機能をクラウド上に構築します。そのため、PBXの設置や配線工事は不要です。さらに、すでに光回線が整備されているオフィスであれば、回線工事も不要。導入時までの時間やコストを大幅に抑えることができます。

また、何らかの理由で設定を変更する際も、その都度専門業者へ工事の依頼をする必要がありません。

クラウドPBXの特徴について詳しく知りたい方は、「クラウドPBXとは?メリット・デメリット、導入のポイントを紹介」をご参照ください。

ビジネスフォンの設定変更が頻繁に起こる可能性があるならクラウドPBXを検討しよう

ビジネスフォンの設定や設定変更は、基本的に専門業者に任せなければいけません。そのため、オフィスのレイアウト変更や、増員によるビジネスフォンの増設など、ビジネスフォンの設定変更が頻繁に起こる可能性がある場合には、専門業者を呼ぶ必要がないクラウドPBXがおすすめです。

ただし、クラウドPBXはさまざまなベンダーが提供しており、導入するクラウドPBXの選定は慎重に行う必要があります。ベンダーによっては、OEM提供で満足いくサポートが受けられない、セキュリティ対策が不十分、そもそも必要な機能がないといった場合もあります。機能が充実していると思っても、実はオプションで別途追加料金が発生するケースもあります。

クラウドPBXを選定する際のチェックポイントがわかる資料を無料でご提供いたします。ご希望の方は、こちらからご請求ください。

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この記事の編集者

編集者:Good×Media編集部

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