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ビジネスフォンとは?家庭用電話機との違いや基本機能、使い方を解説

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オフィスで使用されているビジネスフォンは、一般の家庭用電話機とは異なり、主装置(PBX)と専用電話機とがセットになったもので、さまざまな機能が搭載されています。

今回の記事では、ビジネスフォンと家庭用電話機の違い、ビジネスフォンの機能や使い方、設定方法などを解説します。

ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、オフィスにおいてビジネス用途に使用される電話システムのことで、主装置(PBX)と専用電話機から構成されます。主装置(PBX)の働きで、家庭用の電話機にはないさまざまな機能を使えることが、大きな特徴といえます。

ビジネスフォンと家庭用電話機との違い

ビジネスフォンと家庭用電話機との最大の違いは、主装置(PBX)があるかどうかという点です。

家庭用電話機の場合、子機の設定ができる機種であれば必要に応じて子機を追加することはできますが、基本的に1つの電話回線に接続できる電話機は1台です。

これに対してビジネスフォンは、主装置(PBX)の制御により、複数番号、複数回線に対応が可能で、1つの電話回線で複数の専用電話機に接続することが可能です。例えば企業の代表番号にかかってきた電話を、オフィス内にある複数の電話機に着信させることができます。

そのため家庭用電話機のように電話機の台数分だけ電話回線を契約する必要がなく、コスト削減に役立つことも特徴のひとつです。

なお、主装置(PBX)に接続する専用電話機は、通常多機能電話機です。多機能電話機とは、0〜9のダイヤルボタン以外に、内線や外線などを設定できるファンクションキーを備えたビジネス用途の電話機のことで、なかにはこの多機能電話機自体をビジネスフォンと呼ぶ人もいます。

ビジネスフォンの基本機能と使い方

ビジネスフォンには、ビジネスシーンで役立つさまざまな機能が存在します。代表的な5つの機能と使い方を紹介します。

外線発着信

携帯電話や固定電話など、社外の番号へ発信したり、社外から着信したりする際に用いられるのが外線発着信の機能です。

ビジネスフォンから外線発信を行う場合は、数字の「0」または「外線」などのボタンを押下してから電話番号をダイヤルするのが一般的です。

内線発着信

社内の他の専用電話機あてに発信したり、社内から着信したりする際に用いられるのが内線発着信の機能です。従来のビジネスフォンの場合、主装置(PBX)の設置されている拠点内においてのみ内線発着信が可能です。

一般的に専用電話機ごとに設定した内線番号をダイヤルすることで発信し、ファンクションキーに設定された「内線」ボタンを押して応対します。

パーク保留

パーク保留とは、保留をした際に、保留をした専用電話機とは別の専用電話機でも保留の解除ができる機能です。

例えば1階で電話を受けたものの担当者が3階にいる場合、1階の電話機でパーク保留ボタンを押して、一旦保留状態にします。その後、3階の担当者へ内線などで連絡すると、3階の担当者は該当のパーク保留ボタンを押すことで、通話を再開できます。

パーク保留ボタンは、ファンクションキーに「パーク01」や「パーク02」といったように、あらかじめ設定するのが一般的です。

転送

ここでいう転送機能は、通信事業者が提供する転送電話サービスではなくビジネスフォン自体の転送機能です。

転送機能とは、内線や外線を社内の他の専用電話機に転送できる機能で、「内線転送」「外線手動転送」「外線自動転送」の3種類があります。

内線転送と外線手動転送は、「転送」ボタンを押した後、転送先の内線番号、あるいは、外出中の従業員の携帯電話番号などを押し、相手が出たら引き継いで受話器を置きます。外線手動転送は、あらかじめ、転送する電話番号を登録しておくことで、自動転送されます。

転送機能についてさらに詳しくは、「固定電話の転送でよくある課題は?解決方法を詳しく紹介」をご覧ください。通信事業者が提供する転送電話サービスについて詳しくは、「転送電話サービスとは?サービスのデメリットを解消するクラウド」で紹介しています。

短縮ダイヤル

短縮ダイヤルとは、頻繁に電話をかける相手の番号をあらかじめビジネスフォンへ登録しておくことで、都度電話番号を入力することなく、発信できる機能です。業務効率につながるだけでなく、ダイヤルの押し間違いによる誤発信の防止にもつながります。

短縮ボタンを押した後、あらかじめ設定しておいた2桁程度の短縮番号を押して発信します。

ビジネスフォンの機能や使い方については、「【ビジネスフォンの使い方マニュアル】基本的な機能や操作手順を紹介」でも紹介しています。あわせてご参照ください。

ビジネスフォンに欠かせない主装置(PBX)の設置・設定

ビジネスフォンは、主装置(PBX)と専用電話機からなる電話システムです。ビジネスフォンを利用するには、主装置(PBX)の設置・設定が必要です。

主装置(PBX)の設置・設定には国家資格である「工事担任者」の有資格者しかできない工事が含まれているということもあり、専門業者に依頼するのが普通です。

主に以下の4つのシーンで、設置・設定の作業が発生します。

  • 主装置(PBX)の設置・増設

ビジネスフォンを新たに導入するときに主装置(PBX)を設置したり、オフィスの拡張や組織変更などに伴い、主装置(PBX)を増やしたりする作業です。

  • 主装置(PBX)の入れ替え

老朽化や故障などにより、これまでの主装置(PBX)を新しいものに入れ替える作業です。

  • 主装置(PBX)本体の設定・変更

ビジネスフォンを新たに導入するときや、専用電話機の増設、複合機を主装置(PBX)に接続したりする場合などに、主装置(PBX)の設定をしたり設定変更をしたりする作業です。

  • 配線

ビジネスフォンを新たに導入するときやオフィスのレイアウト変更時などに、新たに敷設したり配線の変更をしたりする作業です。

ビジネスフォンの設定について詳しくは、「ビジネスフォンの設定が必要なシーンや設定方法をわかりやすく紹介!」をご覧ください。

クラウドPBXで導入や設定変更時の時間やコストを削減する

従来型のオンプレミス型の主装置(PBX)を設置するビジネスフォンの場合には、上記のように専門業者でなければ対応できない作業が多くあるため、ビジネスフォンの導入時だけでなく、設定変更のたびに時間もコストもかかってしまいます。

従来のビジネスフォンのそんな課題を解決するのが、「クラウドPBX」です。インターネット上で主装置(PBX)の機能を提供するクラウドPBXでは、そもそも物理的なPBXの設置作業が発生しません。

また、ブラウザからの設定が可能で、設定変更が必要になっても、専門業者に依頼しなくてすみます。光回線が整備されているオフィスや自宅からはもちろん、インターネットが接続できれば、スマートフォンからでもWeb管理画面へアクセスして設定が可能です。

以上のように従来のオンプレミス型の主装置(PBX)と比較した場合、クラウドPBXは導入時や設定変更時などにかかる時間とコストを抑えられるメリットがあります。

クラウドPBXについてさらに詳しく知りたい方は、「クラウドPBXとは?ビジネスフォンとの違いと比較方法」や「クラウドPBXとは?メリット・デメリット、導入のポイントを紹介」をご覧ください。

ただし、インターネット経由での設定が可能なため、十分なセキュリティ対策がされているクラウドPBXを選ぶ必要があります。セキュリティ対策はベンダーによって異なりますが、例えばGoodLineでは、管理画面にアクセスするIPアドレスの制限を可能にし、二段階認証の機能も備えるなどで、セキュリティ対策を強化しています。

これからビジネスフォンを導入するならクラウドPBXがおすすめ

ビジネスフォンは家庭用電話にはないさまざまな機能があり、オフィスや事務所においては不可欠な存在といえるでしょう。従業員全員が機能や使い方を理解し、スムーズな業務遂行に生かしたいものです。

なお、新型コロナウイルスの影響で急遽テレワークを導入する企業も見られ、導入時に時間やコストがかからないクラウドPBXが注目されるようになっています。

クラウドPBXでは従業員のスマートフォンやパソコンを内線化でき、オフィスにある専門電話機同様に使用できることも、テレワークに向いている理由です。また、その特徴は、テレワークを含む働き方の多様化への対応、BCP対策、DX推進など、昨今企業に求められるさまざまな取り組みにも役立ちます。

これからビジネスフォンの導入やリプレイスを考えている場合は、クラウドPBXを検討されてはいかがでしょうか?

なお、一口にクラウドPBXといっても、OEM提供や代理店による再販でサポート面に不安があったり、物によっては安定していない、セキュリティ対策が不十分といったものも存在します。また、機能の充実度にも大きな差が見られます。信頼できるベンダーの信頼できるサービスを選定することが重要です。

クラウドPBXを上手に選ぶコツを、こちらの資料でわかりやすく解説しています。無料でご提供していますので、選定の際にお役立てください。

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編集者:Good×Media編集部

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