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【ビジネスフォンの使い方】基本的な機能や操作手順を紹介

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ビジネスフォンは、一般的な電話機に比べると多くの機能を搭載しています。従業員は使いこなせているでしょうか? 実は使い方がわからないけれど、「今さら誰かに聞きづらい」という人もいるかもしれません。本コラムでは、ビジネスフォンの基本的な使い方からそれぞれの機能、実際に使う際の手順についてわかりやすく紹介します。ビジネスフォンの使い方の再確認にご利用ください。

そもそもビジネスフォンとは?

ビジネスフォンとは、主装置(PBX)と呼ばれる機器と専用電話機から構成される、業務用の電話システムのことです。

ひとつの電話回線に複数の専用電話機を接続して同時に通話できる点が、一般の家庭用電話機との大きな違いです。

また、ビジネスフォンには、この後説明するようなさまざまな機能が備わっています。

ビジネスフォンについて詳しくは、「ビジネスフォンとは?家庭用電話機との違いや基本機能、使い方を解説」で紹介していますので、あわせて参考にしてください。

ビジネスフォンの機能

ビジネスフォンの主な機能を紹介します。

  • 外線発着信

社外に発信したり社外からの電話に応答したりする機能です。外線発信については、基本的に通話料金がかかります。

  • 内線発着信

同じ主装置(PBX)に接続された他の専用電話機同士で発着信する機能です。内線ですので、基本的に無料で通話できます。本社と支社といった遠隔地の場合、拠点間を接続する専用線の料金が別途必要になる場合があります。

  • 転送

外線や内線を、同じ主装置(PBX)に接続された他の専用電話機に転送する機能です。

  • 発着信履歴

発着信の履歴を保存し、確認できる機能です。専用電話機の種類によって記録可能な件数は異なりますが、一般的には20件から30件の履歴を保存できます。

  • 保留

通話中の電話を一時的に保留にする機能です。例えば、外線を受信して転送する際にいったん保留にして他のビジネスフォンに転送したり、会話中に調べごとをしたりする場合などに使用します。

  • 短縮ダイヤル

頻繁に発信する電話番号を登録しておくことで、電話番号をプッシュすることなく、短縮ダイヤルボタン1つで発信できる機能です。専用電話機によって短縮ダイヤルボタンの種類が異なり、短縮ダイヤルボタンが独立しているものやファンクションキーに統合されているものなどがあります。

ビジネスフォンを実際に使う

それでは、実際にビジネスフォンを使う手順を見ていきましょう。

専用電話機は、一般電話機と同様ダイヤルボタンの隣に短縮や転送などのボタンが並んでいるのが一般的です。また、それらのボタンの上部に「ファンクションキー」という多数のボタンが設置されており、通常外線のボタンをそこに割り当てます。転送や短縮など他の機能をファンクションキーに割り当てる場合もあります。

どの位置にどのボタンがあるかは専用電話機や設定によって異なりますが、必要なボタンを押すことでさまざまな機能が使うことができます。

ここでは、6つの基本的な使い方を見ていきましょう。

外線発信する

外線発信をする場合は、「0」や「外線ボタン」を押してから電話番号をプッシュして発信します。

  1. 受話器を上げる
  2. 「0」または「外線ボタン」を押す
  3. 電話番号をプッシュする

応答する

ビジネスフォンの外線は、以下のような手順で応答します。

  1. 外線の着信
  2. 受話器を取って応答

ビジネスフォンでは複数の着信に応答できます。2つ目以降の着信については、割り当てられた外線ボタンを押して応答します。

内線を呼び出す

内線を呼び出すには、受話器を上げて内線番号をプッシュするだけです。外線のように、事前の操作は必要ありません。

  1. 受話器を上げる
  2. 内線番号をプッシュする(あるいは内線登録されているファンクションキーを押す)

以上のように、ビジネスフォンの多様な機能を使うため、家庭用電話機とは異なる操作手順があります。専用電話機によってボタンの位置や操作手順は多少異なってきますので、自社の専用電話機に応じた操作を行う必要があります。

保留する

通話中の電話を保留する場合は、保留ボタンを押します。

  1. 通話中必要に応じて保留ボタンを押す
  2. 保留中は、受話器を置く

保留の解除は、以下の手順で行います。

  1. 受話器を取る
  2. 再度保留ボタンを押す

転送する

通話中に転送する場合は、以下のような手順となります。ここでは、外線を取り次ぐケースを例に紹介します。

【外線を転送する】

  1. 外線着信が鳴る
  2. 受話器を取って応答する
  3. 保留ボタンを押す
  4. 受話器を置く
  5. 転送したい相手に「〇〇番(ファンクションキーに割り当てた外線番号など)にお電話です」と伝える

【転送に応答する】

  1. 受話器を取る
  2. 伝えられた外線番号などを押す
  3. 応答する

なお、ビジネスフォンの多様な機能を使うためには、事前に必要な設定を行わなければなりません。

ビジネスフォンの設定について詳しくは、「ビジネスフォンの設定が必要なシーンや設定方法をわかりやすく紹介!」で解説していますので、ご参照ください。

現代にフィットする新しいビジネスフォンの形「クラウドPBX」

紹介してきたようにビジネスフォンには多様な機能がありオフィス内では非常に便利に利用できますが、近年は働き方の多様化により、オフィス外で仕事を行うケースも珍しくなくなってきました。

そこで従来のビジネスフォンに変わって注目されてきているのが、クラウドPBXです。

クラウドPBXとは、社内に物理的な主装置(PBX)を設置する従来のビジネスフォンと異なり、PBXをクラウド上に構築するものです。

そのため、以下のような利点があります。

  • 電話線工事が不要で主装置(PBX)を購入する必要がないため、初期コストを抑えて導入することが可能です。
  • PBXがクラウド上にあるため、インターネットに接続できる環境にあれば、電話線がなくても離れた拠点同士で内線通話することができます。
  • 従業員のスマートフォンやパソコンなどをクラウド上のPBXに接続することで、それらをオフィスの専用電話機のように利用することができます。

働き方の多様化が進み、テレワークが普及するにつれ、オフィスへかかってくる電話への応対や会社の電話番号で発信する必要がある場合の対処など、電話に関する課題が指摘されるようになってきました。

前述の通りクラウドPBXなら、従業員のスマートフォンなどをオフィスの専用電話機のように使えるため、自宅にいながら会社へかかってきた電話に出ることも、会社の電話番号で取引先へかけることもできます。

しかも、従業員同士がスマートフォンで連絡を取り合う際は内線を利用できるため、通話料金が発生しません。

クラウドPBXは、働き方の多様化が進む現代にフィットしたビジネスフォンといえます。

クラウドPBXの詳細は「クラウドPBXとは?メリット・デメリット、導入のポイントを紹介」を、またテレワークにおける電話の課題については「テレワークにおける電話対応の課題とその対処方法を紹介!」をご参照ください。

ビジネスフォンの使い方をしっかりマスターしよう

ビジネスフォンには多くの機能があり、その分ボタンも多く搭載されていますが、操作はそれほど複雑ではありません。使い方を忘れた場合は、こちらの記事でご確認ください。

これからビジネスフォンを導入する、リプレイスを検討しているといった場合は、今の時代にフィットしたクラウドPBXをおすすめします。ただし、ビジネスフォンは企業全体の業務効率にも影響する極めて重要なシステムですので、信頼できるベンダーの使えるサービスを見極める必要があります。

クラウドPBXは販売代理店経由の提供や、他社製品を自社ブランドとして販売するOEM提供などがあり、必要なカスタマイズができなかったりサポートが不十分だったりといったケースがあります。また、安定性や機能性、セキュリティ対策などにも、ベンダーによって大きな差が見られます。

あらかじめそういった知識を持ったうえで選定することが重要です。

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この記事の編集者

編集者:Good×Media編集部

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