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これさえ読めば完璧!クラウドPBXで失敗しないために比較すべき3つのポイント

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クラウドPBXの比較はなぜ難しい?

クラウドPBXは、いままでビジネスフォンやボタン電話、PBXなどと呼ばれていたオフィス用の内線電話システムが、クラウド上で提供されるサービスです。
つまり、毎日使っている内線電話の機能をクラウド化して、ネット回線に集約できるのが、クラウドPBXなのです。
いままでは、内線電話は電話回線、パソコンはネット回線とはっきり分かれていて、それぞれのつながりはありませんでした。
内線電話をネット回線に集約すると、パソコンやスマートフォンなどとの連携が一気に簡単になるため、できることが大きく広がり、導入メリットも大きくなります。
クラウドPBXの比較が難しい理由の一つは、内線電話としての機能だけではなく、パソコンやスマートフォンとの連携機能が幅広いからなのです。
そのため、幅広い機能の中から、あらかじめ比較するポイントを抑えておけば、失敗しないクラウドPBX選びができるのです。

クラウドPBXを比較する3つのポイント

比較が難しいクラウドPBXですが、選定するうえで重要なポイントがあります。
これらのポイントの中には、すでに導入した企業が陥りやすい落とし穴や、クラウドPBXの提供会社が積極的には説明してない内容も含まれています。
本当に最適なクラウドPBXを選び出すことができるポイントを3つにしぼって紹介します。

1.利用中の電話番号を使い続けられるか。ネット回線の通信キャリアに制約はないか

すでに顧客に認知されている大切な電話番号をそのまま使い続けることができるかは、非常に重要なポイントです。
電話番号が変わると、顧客への再通知が必要になるだけではなく、名刺や封筒、パンフレットなどの作り直しなど少なくないコストと手間がかかります。

多くのクラウドPBXは、今利用している電話番号をそのまま引き継ぐことができます。
ただし、通信回線のキャリアとクラウドPBX業者の組み合わせによっては、通信回線のキャリアを変更しないと、対応できないパターンも存在します。
一般的に通信キャリアの変更には時間がかかりますので、あらかじめクラウドPBXが対応できる通信キャリアをチェックしておきましょう。

また、同じ住所でもクラウドPBXに切り替えるだけで電話番号が変わってしまうというクラウドPBXも少なからず存在しますので、今の番号を引き継げるかを必ずチェックしましょう。

2.自社開発かOEMか

クラウドPBXを提供する企業は多数ありますが、その中には、他社サービスを自社のブランドで提供する「OEM方式」のサービスも多く含まれています。
すでに販売チャネルと顧客基盤を持っている企業が、OEM方式でサービスを提供しているケースが多いようです。

クラウドPBXを開発運用できる技術力を持っている企業は、自社製品を自社ブランドで販売することができます。

一概にOEMに問題があるというわけではなく、開発能力はあっても営業体制が弱い業者が、営業力のある業者と組んで、OEMで提供しているというケースも存在します。
しかし、自社で開発し自社で販売している会社のほうが、顧客の要望を直接反映でき、ニーズに合ったアップデートやカスタマイズ対応を期待できるでしょう。

一般的に、OEMであることを明記している自ら説明している業者は少なく、サービス名などの見た目からOEM方式のクラウドPBXを判別することも困難です。
そのため、クラウドPBXを比較検討するうえでは、自社開発製品かOEM製品かを確認し、できるだけ自社開発のクラウドPBXを選ぶほうが安心です。

3.無駄な機能はないか 利用料は高くないか

ひとことでクラウドPBXといっても、従来のPBXとほぼ同じシンプルな機能の製品から、チャットやグループウェアと統合されている高機能なものまで、機能に大きな差があります。
クラウドPBXに移行すると、パソコンや業務システムとの連携など、できることが大幅に増えるため、その分比較検討項目が増えて、選定が難しくなります。
また、高機能なものほど、オプションで費用がかかるケースが一般的なため、費用もどんどん膨らんでしまいます。

そもそも、現在の内線電話の機能に大きな不満があるというケースは少ないと思います。
まずは、クラウドPBXを導入することで、内線電話の機能をどう便利にできるかに絞って検討するのがよいでしょう。
具体的には、自動音声応答機能や、通話履歴の検索、通話の自動録音、データ分析などの機能がおすすめです。
これらの機能は大きな業務効率化につながりますが、従来型のPBXで実現すると、操作が難しかったり、多額の費用が掛かったりします。
しかし、クラウドPBXでは、これらの機能が、無料で利用できるものもあります。

まとめ

クラウドPBXは、大幅な業務効率化につながる画期的なサービスで、企業にとって大きな導入メリットがあります。
そのため、多くの企業が開発や販売に続々と参入しています。
参入する企業が多ければ、製品の選択肢が増えて、競争原理が働くという企業にとっての利点がありますが、その半面で、多数の製品の中から比較検討し、自社にあったものを慎重に選び出さなければいけないという注意点もあります。
実際、知名度や価格だけでクラウドPBXを選んでしまい、必要な機能が不足していた、使いなれた電話番号が使えなくなった、サービスが不安定で顧客に迷惑をかけてしまったなど、後悔してしまうケースがあります。
クラウドPBXを比較検討するうえでのツボを押さえておくことで、数多いサービスのなかから自社にとって最適なクラウドPBXを選びだすことができます。

この記事の編集者

編集者:Good×Media編集部

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