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在宅勤務で電話対応業務ができる、クラウドPBXの活用方法教えます

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コロナ禍で高まる在宅勤務のニーズ

コロナ禍を受けた外出自粛により、自宅で仕事ができる在宅勤務があらためて注目されています。
厚生労働省によると、専業兼業を合わせた在宅勤務で働く人の人口は、約126万4千人と推計されています。
(厚生労働省「在宅勤務の適正な実施のためのガイドライン」パンフレット)
また、在宅勤務で行われている仕事の代表例として、Webサイトの作成、Webデザイン・グラフィック、設計・製図、などの専門的な業務が上位に挙げられています。
この推計はコロナ禍以前に行われたものですので、在宅勤務で働きたい人や在宅勤務で仕事を効率化したい企業も大幅に増加していることが想定されます。

すでに在宅勤務に取り組まれている専門的な業務だけではなく、営業や電話の受付業務などの顧客対応業務まで在宅勤務に移行できれば、企業活動をより効率的に行うことができます。
新型コロナウイルス対策として、対面による接触を減らすことが求められている中、チャットツールやWeb会議など新たな顧客対応ツールの利用も広まっています。
一方で、ビジネスの連絡手段として広く使われているのは、やはり電話であることは変わりありません。

クラウドPBXなら営業も電話受付も在宅勤務で対応可能に

これまで、事務所など特定の電話番号にかかってくる電話を、在宅勤務で受付したり、逆に、特定の電話番号を通知した電話を在宅勤務でかけることは、大規模なシステム導入によるコストや、電話料金負担の問題など課題がおおく、一般企業には導入が難しいのが実情でした。

しかし、電話交換機そのものをクラウド化できるクラウドPBXの登場により、電話を利用する業務も、簡単に在宅勤務で行うことができるようになっています。

クラウドPBXなら、オフィスでも自宅でも全く同じ操作で電話を掛けることができます。
また、顧客からかかってきた電話を受ける場合も、オフィスにいても自宅にいても操作方法は変わりません。
もちろん、電話相手の顧客は、相手がオフィスにいても在宅勤務でも、まったく意識する必要はありません。

稼働状況の可視化ときめ細かな情報共有が在宅勤務成功のポイント

在宅勤務で電話受付を行う場合にネックになるのが、チームの稼働状況がわからないという点です。

同じオフィス内で電話対応をしている場合は、周囲の人が電話をしているのか、他の業務をしているのか、それとも離席しているのかなどの状況が、周囲を見渡すだけで直接確認できます。
しかし、在宅勤務の場合は、周囲にはだれもいないわけですから、スムーズに電話対応をするために、なんらかの手段でチームの稼働状況を把握する必要があります。
また、電話対応履歴の共有も課題です。
顧客から「数分前に話した人にもう一度つないでほしい」と言われたとき、同じオフィス内にいればすぐに直接確認できますが、在宅勤務の場合だとそうはいきません。
いつ、どの社員が、誰と話したのかという、通話対応履歴を自動で記録し、検索して確認できるしくみが必要です。

在宅勤務に必要なクラウドPBXの機能

クラウドPBXを導入すれば、在宅勤務でも内線電話を導入することができます。
しかし顧客対応をスムーズに行うためには、単純にPBXをクラウド化できるだけではなく、より使いやすくするための機能な備わっているクラウドPBXを選定する必要があります。
在宅勤務をスムーズに行うために、クラウドPBXに求められる具体的な機能としては、取り込み中や休憩中などユーザーの稼働状況をリアルタイムに確認できるモニタリング機能や、通話の履歴を自動保存し検索できる機能があります。
また、全通話を自動で録音して後から聞き直せる通話録音機能も、働く場所と時間帯が異なる在宅勤務担当者間の対応履歴確認に活用できる便利な機能です。

まとめ

クラウドPBXを利用すれば、電話受付や営業などの顧客対応業務も在宅勤務で実現でき、しかも導入は難しくありません。
通話状況をモニタリングしたり、稼働状況を一目で把握したりと、クラウドPBXならではの機能により、まるで同じオフィスにいるのと同じように円滑な電話対応が可能になります。
また、通話内容の録音や、誰がいつどこと電話したかを把握し共有できる機能は、働く場所と時間が違う在宅勤務のスタッフ間の確実な情報共有を実現します。
いままで手が届かないと思っていた在宅勤務を、簡単かつスピーディーに実現できるクラウドPBXとしてGoodLineをぜひご検討ください。

この記事の編集者

編集者:Good×Media編集部

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