インターネットや携帯電話、固定電話などの通信設備は業務に欠かせません。一方、通信設備の増加に比例して通信費の負担も増します。企業の永遠の課題とも言われる「コスト削減」を実現するには、通信費の削減にも取り組まなければなりません。では、通信費の削減にはどのような方法があるのでしょうか。

本記事では、企業が負担している通信費の種類を確認したうえで、具体的な削減の方法について考えていきます。

企業が負担する通信費には何がある？

企業が日常業務に必要なものとして負担している代表的な通信費の種類を見ていきましょう。

• インターネット通信費

現代のビジネスでは欠かせないものとなったインターネット回線は、多くの企業が利用しています。メールやデータのやりとり、クラウドサービスの利用、テレビ会議などさまざまな用途で使われ、ビジネスインフラとして不可欠なものです。

• 固定電話代

会社の「代表電話番号」が必要であること、社会的な信頼につながることなどの理由から、携帯電話やインターネットが普及した現代でも、固定電話を引いている企業がほとんどです。

• 携帯電話代

スマートフォンをはじめとした携帯電話は、外回りをする社員はもちろん、テレワークといった働き方が定着しつつある現代では必須の通信手段と言えるでしょう。

• フリーダイヤル料

フリーダイヤルでは発信側は無料ですが、受信側に料金が発生します。

例えばインバウンド営業をメインとする企業では、多くのケースでフリーダイヤルを設定しています。また、問い合わせ窓口にフリーダイヤルを設定している企業も少なくありません。

フリーダイヤル関連の記事は、以下でご覧いただけます。ぜひご参照ください。

フリーダイヤル｜Good×Media

通信費を削減する4つの方法

企業が負担している代表的な通信費をみてきましたが、続いて通信費を削減する具体的な方法を確認していきましょう。主なものを4つ紹介します。

プロバイダを見直す

インターネット回線の提供には、回線事業者とプロバイダが関わっています。

回線事業者とは、光ファイバーなどの「回線」を提供する事業者で、例えばNTTやKDDIといった事業者がそれにあたります。一方プロバイダは、回線を使ってインターネットへ接続するための仕組みを提供している事業者です。OCNやBIGLOBE、So-netなど多くの事業者があります。

構造としては、ユーザー（企業）のオフィスに、回線事業者が物理的な光ファイバー回線を設置した後、ユーザーが光ファイバーを使ってプロバイダにアクセスし、インターネットへつながるといった流れです。

回線事業者を選定する際は、光回線やADSL回線（2024年3月末で全サービス終了）といった回線のタイプや安定度、IPv6への対応などといったところを比較するケースが多いため、通信費の削減を主な目的とする場合は、プロバイダを見直すのが一般的です。

プロバイダは数多く存在しており、プランや基本料金もさまざまです。プランも付随するオプションサービスも多種多様です。これを見直してプランをより適したものに変更したり不要なオプションを外したりすることで、ランニングコストの抑制が可能です。

ただし、いくら安価であっても、プランの内容が利用状況に合っていなかったり、回線速度やサポート体制に問題があったりして業務に支障をきたすようなことがあれば、結果的に余計なリソースを費やすことになります。

それらも含めてトータルで判断することが重要です。

固定電話回線を見直す

オフィスには欠かせない固定電話も、提供事業者によって料金が異なるため、見直すことでコスト削減の足がかりとなります。固定電話の基本的な料金には、基本料金と通話料金、主装置やPBXといった機器の代金、ビジネスフォンといった専用電話機の代金、各種機能のオプション料金などがあります。

通話料金には通常の外線通話料だけでなく、オフィスから社員の携帯電話へ転送するといったケースの通話料なども含まれます。適切な事業者やプランを選択することで通信費の削減につなげられます。

現在の社員数は何人か、どのくらいの通話料金がかかっているのか、1回あたりどの程度の通話時間なのかなどを確認すれば、必要な回線数やプラン、オプションを把握する際の参考になります。

固定電話回線を導入した当初より社員数が減っていても、回線数が多いまま運用をしているケースも珍しくありません。そういった場合は回線数を適切に減らすことで、通信費の削減が実現できます。

なお、オフィスの固定電話であるビジネスフォンの主装置は、回線数などにより3つのクラスに分類され、クラスによって料金が変わります。3つのクラスについて詳しくは「ビジネスフォンの主装置とは？耐用年数や価格相場、代替サービスを紹介」で解説していますので、ぜひご参照ください。

また、いわゆる「フリーダイヤル」は、NTTコミュニケーションズの登録商標です。0120や0800で始まる同様のサービスは、他の通信キャリアでも提供しているため、より安いキャリアを選ぶこともコスト削減の一つの方法です。詳しくは、「【格安】フリーダイヤル0120をスマホで利用、スマホだけで電話受付 」をご参照ください。

携帯電話のプランやキャリアを見直す

現代のビジネスでは一人一台持つことが当たり前になった携帯電話は、プランやキャリアを見直すことでコストの削減ができる可能性があります。携帯電話は、基本料金と通話料、データ通信量やオプション、機種代金が主なコストです。これらは、各キャリアによって違いがあり、格安スマホを提供している事業者ならば低コストで運用できる場合もあります。ただし、大手キャリアと低価格を売りにする事業者では料金の体系が異なり、使い方によっては、かえってコストが高くなる場合もあります。また、大手キャリアと比べると通信速度が安定していない、災害時に規制がかかる場合があるなどのマイナス要素もあります。

あくまでも利用状況や期待する品質に合ったプランのなかから、よりコストが抑えられるものを選択することが大切です。

クラウド PBX を利用する

インターネットやスマートフォンの利用が一般的になった昨今、固定回線を「クラウド PBX」へ移行することで、通信費の削減につながる可能性があります。

固定電話は、物理的な主装置や PBX をオフィス内に設置して利用します。そのため、初期費用や設備のランニングコストが高くなる場合があります。これらをクラウド PBX に移行することで、主装置や PBX といった機器の代金を抑えられ、機器の設置場所を確保する必要もなくなります。また、PBX機能に関する運用保守もベンダーで実施されるため、物理的な主装置やPBXに比べるとそのコストも抑えられます。設定変更もウェブ上でできるため、そのコストや手間も削減できます。

また、インターネットを介してクラウドPBXにつながる端末同士の通話は内線通話となります。そのため、例えばオフィスにかかってきた電話をクラウドPBXにつながっている社員の携帯電話へ転送するといった場合も内線扱いとなり、オフィスから携帯電話への通話料は発生しません。

他には、フリーダイヤル番号を取得するには固定電話番号と紐づけなければならず、通常は固定電話機も必要です。そのため、その導入費用や利用料金などが発生します。
しかし、クラウドPBXでは0120や0800で始まる電話番号もインターネット経由で利用できるため、固定電話機を導入する必要はありません。社員のスマートフォンなどで0120や0800番号での発着信ができ、固定電話機にかかるコストを削減することが可能です。

通信費を削減する際の注意点

通信費を削減するには紹介したように複数の方法があります。実際にそれらの方法を選択する際には、次のような注意点を意識しておきましょう。

安さだけで判断しない

目的は通信費の削減ですが、さまざまなサービスを比較する際には料金の安さだけに着目することは避けましょう。

インターネット回線や固定電話など、通信品質に問題があると通常業務に大きな支障が出る可能性があります。また、基本料金が安くても、実際に利用するには多くのオプションに加入しなければならないといった事業者もあるかもしれません。そのため、サービス内容や基本料金に含まれるサービスなども細かくチェックすることが大切です。

また、導入時やトラブル時のサポート体制も、サービスを選択する際の大切なチェックポイントになります。

初期費用や解約料金などを把握しておく

通信費削減のために現在契約している事業者やプランを変更する場合は、それに伴い発生するコストも把握する必要があります。新しく導入するシステムやプランの初期費用、現在利用している契約の解約料金などを試算してみます。また、初期費用や解約料金の他にも、システム導入の工事費や専用機器導入の費用などがかかる場合もあります。検討している通信費削減の方法を進めていくつもりでシミュレーションし、発生する費用をもれのないよう前もって把握しておくことが大切です。

環境の変更や業務への影響を社員に事前説明しておく

通信設備や事業者の変更をした場合、通常業務に影響があることも考えられます。

例えば、新しいインターネットプロバイダに変更した場合、通信機器に新しい設定をすることになりますが、接続の不具合や通信の遅延などが起こる可能性も考えられます。そうなった際に社員が戸惑うことのないよう、環境が変化する旨を、事前説明しておくことが大切です。

また、クラウド PBX 導入のように、これまでの業務環境が大きく変わる場合には、マニュアルを用意し、利用方法を周知する場を設けることも必要です。

業務に支障のない範囲で上手に通信費を削減しよう

通信費を削減するためには、ただやみくもに安いサービスに乗り換えれば良いというものではありません。

自社が現在はどのように通信を利用しているのか、また、どのような通信費を負担しているのか、そこに無駄はないかなど、まずはしっかりと現状把握しましょう。

そのうえで、あくまでも業務に支障のない範囲で、削減のための方法を検討していきます。今回紹介した方法も参考にしながら、通信費削減を検討してください。