クラウドPBX
Cloud PBX
クラウドPBX 2022.09.30
電話対応のDX化、必要性とクラウドPBXで実現する方法
近年、国内でも急務とされている「DX」ですが、この記事ではDXとは何か、その説明に加えてオフィスのインフラである電話のDX化について、その必要性と実現方法を説明します。
DXとは
DXとは「デジタルトランスフォーメーション」の略で、デジタル技術により企業のビジネススタイルを変え、対応力や競争力を得ることを意味します。
日本国内では、コロナ過にテレワークを余儀なくされる中、捺印のため、郵送物確認のため、事務処理などのためだけに出社するケースがあり、
これまでのビジネススタイルに変更の必要が出てきたとともに、DXは注目されました。
しかし、日本企業はレガシーシステム（従来型の仕組み）をなかなか変えられず、DX化をすすめることができない企業が多く、2025年にはその弊害による日本経済への大きな損失を生むとも言われてます。
DXの必要性
コロナ過のような事態に限らず、地震などの災害時にも事業を継続させるためのBCP対策としてや、働き方改革により多様な働き方に対応できる体制を持ち、採用競争力をつけるという点でも、企業システムのDX化は必須と言えます。
何より、DX化がもたらす業務効率化で企業の競争力を高めることができるというメリットからもDX化は推奨されてます。
会社電話のDX化とは
様々なツールがクラウド化し、場所に縛られず利用できるようになっている中、コロナ過で浮き彫りになったのが、「テレワーク時に会社の電話をどうするか」という問題です。
取られた対策としては会社宛ての電話の転送や、電話代行サービスの活用などがあります。しかしどちらも一時的な対策という意味では事業継続は可能ですが、それぞれ弊害があり恒久的に活用する場合、DXどころか逆に非効率になってしまうケースがほとんどです。
会社宛ての電話を転送のデメリット
・転送先が1つしか設定できず、転送先の社員に負担がかかってしまう。
・折り返しが携帯番号になってしまい、出てもらえなかったり不信感につながる。
・通常通話より大幅に高額な転送通話料金が発生する。
・発信者は担当者に要件を伝えるのに何度も電話が必要になる。
電話代行サービス活用のデメリット
・コストがかかる。
・通話内容の伝言対応のみなので、要件がスムーズに伝わらない。
・折り返し先の聞き間違いが発生する。
・対応が遅れレスポンスが悪くなってしまう。
このような問題から、コロナ過に会社電話をテレワークに対応できるようにするソリューションとして注目が集まったのが、「クラウドPBX」です。
会社電話をDX化する「クラウドPBX」とは
これまでの会社電話システム（ビジネスフォン）は、社内にPBXといわれる主装置を設置し、その主装置に電話線で物理的につながった電話機を内線として制御することで構築していました。
そのため、同じPBX（主装置）につながったビジネスフォンは同じ番号で発着信したり、通話を他の内線に転送したりすることができました。
しかし、これまでの会社電話システムの問題点として、レイアウトの変更や着信ルールの変更など、何か変更を加える際には必ず業者工事が有料で必要となり、
故障時にもすぐに対応できず、電話が止まってしまうという点がありました。
加えて社内に設置したPBX（主装置）に電話線でつながった電話機でしか会社電話を利用できないので、テレワークは不可能でした。
そんな中、新しい電話ソリューションである「クラウドPBX」は、これまでの会社電話にはできなかったことを解決できると近年注目を浴びています。
クラウドPBXとは、これまでオフィス内に設置が必要だったPBX（主装置）をソフトウェアとしてクラウド上に構築したサービスになります。
クラウド上にPBXがあるため、電話線ではなくインターネットにつながる端末が会社電話として会社番号で発着信できる内線となります。
また、クラウドPBXは電話機に限らず、スマホやPCといった端末も接続ができるため、テレワークはもちろん外出先でもスマホから会社番号で発着信が可能となり、着信ルールの変更など、これまで業者設定が必要だった設定変更も、WEB管理画面上からいつでも簡単に変更することが可能となります。
このように、これまで社内でしか利用できなかった会社電話が、クラウドPBXに変更することで、場所に縛られず利用できるようになり、
コロナ過のテレワークやBCP対策といった会社電話のDX化も可能にします。
まとめ
いかがでしょうか？会社電話は企業にとって外部との窓口となる重要なインフラです。
コロナ過のテレワークに限らず、BCP対策や働き方改革、DX化といった流れに対応できるようにクラウドPBXへの変更を検討いただけると幸いです。
従来型より便利になり、コストも大幅に削減できるクラウドPBXはこれからの会社電話システムの標準として世界中でシェアを伸ばしてます。
そんなクラウドPBXも海外製やOEM（代理店による再販）もあり、使える電話番号や機能などでいくつか種類がわかれます。
失敗しないように選定し、会社電話のDX化をすすめてください。
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クラウドPBXのパイオニアとして、CIOReview APACにて日本で唯一、最優秀クラウド電話ソリューションを受賞。
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