スマホやPCなどを利用してオフィスの外からでも外線や内線が利用できるクラウドPBXは、近年さまざまな企業が導入をはじめています。これから導入を検討している担当者のなかには「クラウドPBXはどのような仕組みなのか」「どのような機能があるのか」など、クラウドPBXについてしっかり理解しておきたいという人もいるでしょう。

本記事では、クラウドPBXがどのような仕組みなのか、従来のPBXとどのように違う機能があるのかなどについて解説します。

クラウドPBXの仕組み

クラウドPBXとは、クラウド上にあるPBXを利用するサービス。インターネットに接続できる環境があれば、場所を問わず使えるのが大きな特徴です。

出先のカフェにいてもテレワークで自宅にいても、スマホやパソコンなどで、オフィスに設置しているビジネスフォンと同じように、外線や内線、転送などの機能を利用できます。

従来のPBXとクラウドPBXの違い

従来のPBXとクラウドPBXでは、主にPBX本体の設置場所や利用範囲、トラブル時の対応などに違いがあります。

従来の代表的なPBXは、オフィス内に物理的なPBXを設置するため、設置スペースの確保や設置工事が必要でした。しかし、クラウドPBXではPBXがクラウド上にあるため、スペースの確保や工事は必要ありません。

また、従来のPBXは配線によって装置に接続された電話機でしか利用できずに利用範囲が限定されているものがありましたが、クラウドPBXはインターネットを介して接続できる環境であれば、どこでも利用可能です。ベンダーや契約内容によっては、海外でも利用することができます。

PBXの装置が故障した場合の対応にも違いがあります。従来のPBXでは専門事業者に訪問してもらい、修理あるいは装置の取り替えが必要でした。しかし、クラウドPBXはクラウド上にあるため、専門業者が訪問することなく、クラウド上にあるPBXをメンテナンスしてくれます。

従来のPBXとクラウドPBXの違いについての詳細は、「PBX」をご覧ください。

また、クラウドPBXのメリットやデメリットについては「クラウドPBXとは？メリット・デメリット、導入のポイントを紹介」で詳しく紹介していますので、ご参照ください。

クラウドPBXの主な機能

クラウドPBXで使える主な機能を確認していきましょう。

• 発着信の番号設定

指定の電話番号で発信できるように設定したり、電話番号ごとに着信させる内線を設定したりすることができます。一定の操作で指定の番号以外の電話番号で発信できるようにしたり、電話番号ごとに指定した内線を複数の電話機に同時着信させたりするといった設定も可能です。

• 転送

仲介転送や応答後転送などを設定することができます。例えば、クラウドPBXに接続して内線化したスマホに転送するといったことが可能。クラウドPBXを経由することから内線となり、通話料金が無料になります。

• 音声ガイダンス

例えば、日時や曜日など営業時間外のアナウンスなどの設定が可能です。時間や曜日のパターンを決められるため、毎日設定する必要はありません。

• 留守電通知

着信に応答できなかった場合に備えて留守電通知を設定しておくことで、メッセージを残してもらうことが可能です。メッセージは、指定したメールアドレスに送付されるのでスマホやパソコンなどですぐに確認できます。

以上のような機能を利用するための設定は、web管理画面から容易にできます。

クラウドPBXで利用できる機能について詳しくは、「クラウドPBX検討の重要ポイント! 利用できる機能と利用できない機能を知っておこう」で解説していますので、ぜひご覧ください。

クラウドPBXで使える電話機

クラウドPBXは、インターネット経由でクラウドPBXに接続できる電話機やソフトウェアなどで使えます。

例えば、IPネットワーク端末であるIPフォンやSIPフォン、専用のソフトウェアをインストールしたパソコン、専用アプリをインストールしたスマートフォンなど、さまざまなものがあります。

クラウドPBXで使える電話機について詳しくは、「クラウド」をご覧ください。

クラウドPBXの世界・国内のシェアや今後の予想

クラウドPBXは、国内外でそのシェアを伸ばしつつあります。

株式会社グローバルインフォメーションが発表した市場予測（2021年時点）によれば、クラウドPBXの市場は2030年末までに638億米ドル規模に達すると予測されています。

参照：市場調査レポート: クラウドPBXの世界市場 – 業界分析、市場規模、シェア、成長率、動向、予測：2020年～2030年｜株式会社グローバルインフォメーション

一方情報通信ネットワーク産業協会が取りまとめた「通信機器市場に関する中期需要予測[2018年度～2023年度]」によると、クラウドへの移行やスマートフォンへの代替などにより、2023年度のボタン電話装置や従来のPBX、事業所用コードレスホンの需要総額は4,764億円と予測。2017年度比で11.7%減になるとされています。

参照：通信機器中期需要予測[2018-2023年度]を発刊|一般社団法人 情報通信ネットワーク産業協会

このような流れの背景にあるのが、ICTやクラウド技術の普及、世界中を巻き込んだコロナ禍などです。

ICTやクラウド技術を企業が取り入れ普及したことで働き方に変化が生じました。それに加えて新型コロナウイルス感染対策のひとつとして一気にテレワークが普及したことも、現在の流れにつながっています。オフィスに出勤することなく業務をスムーズに遂行できる環境が必要となり、求められる電話のあり方が大きく変化しつつあるのです。

働き方改革の実現やBCP対策などのため、国が多様な働き方を推進する流れは今後も継続するでしょう。従来型のPBXは徐々に減少し、クラウドPBXが主流となっていく可能性は十分にあるといえそうです。

クラウドPBXの選び方

クラウドPBXはさまざまなベンダーが提供しています。どのクラウドPBXを選ぶかは、自社でどのような電話環境を構築したいのか、またどのようなサポート体制を望むのかなどを明確にし、比較検討するとよいでしょう。

例えば、

• どのような基本機能があるのか
• 自社が希望する機能は基本機能に入っているのかオプションで別料金がかかるのか
• 現在利用している電話番号をそのまま使えるのか
• セキュリティは信頼できるのか
• 不具合などが起こった際のサポートは迅速か

などをチェックしていきます。

なお、クラウドPBXの選び方について分かりやすくまとめた資料「後悔しないクラウドPBXの選び方」を無料でご提供しています。ご希望の方は、こちらからご請求ください。

クラウドPBXの仕組みを理解して導入を検討しよう！

クラウドPBXがどのようなものなのかを理解すれば、自社でどのように利用できるかがイメージしやすくなります。また、クラウドPBXを通じて利用できる電話機の種類を知ることにより、具体的な活用方法も検討できるのではないでしょうか。

クラウドPBXの導入を決めたなら、まずは自社に必要な機能やセキュリティ、サポート体制などを明確にし、最適なものを選定することが大切です。