テレワークの普及により、近年注目されているのが「クラウドPBX」です。
クラウドPBXを導入するうえで、多くの企業が気になるのが、「今までと同じ使い方ができるのか」でしょう。
クラウドPBXは、コストダウンできるというメリットが広く知られていますが、コストダウンと引き換えに今までできていたことができなくなってしまうのでは、現場が困りますし、場合によっては業務が止まってしまうかもしれません。
この記事では、「クラウドPBXでも問題なく利用できる機能」と「クラウドPBX導入で実現できる機能」に加えて「クラウドPBXで利用できなくなる機能」の三つにわけてご紹介します。

クラウドPBXで変わらず利用できるPBXの代表的な機能

PBXやビジネスフォンの後継としてクラウドPBXを導入する場合、今までPBXで使っていた機能がそのまま利用できることが大前提になってきます。
PBXの基本的な機能は、ほとんどのクラウドPBXでも同じように利用できます。
クラウドPBXでも利用できる機能の代表例を紹介します。

着信番号設定

外線電話番号ごとに、着信させる内線を紐づける機能です。
部門ごとに直通の電話番号を割り振ることで、電話を直接着信させることができます。
直接着信する内線番号を指定する方法や、複数の内線番号をグループ化する方法があり、部門ごとに直通の外線番号を持つ場合などによく使われます。

発信番号設定

内線電話から外線に電話を発信する時に、相手に通知される電話番号を固定する機能です。
複数の外線番号がある場合、内線番号ごとにあらかじめ番号を指定しておくことができます。
携帯電話やナンバーディスプレイに表示される番号を名刺に書かれている電話番号に固定でき、電話をかける相手に安心感を与えることができます。

内線通話機能

同じPBXに接続されている電話機の間で、内線番号による通話ができる機能です。
ビル内の複数フロアに入居している場合や、工場などの広い敷地内に事務所が点在している場合など、内線番号で音声通話が可能です。
来客受付の内線電話からの呼び出しに利用されることもあります。
内線同士の通話は、電話会社の回線を使わないため、電話料金がかかりません。

保留転送機能

かかってきた電話を一旦保留して、ほかの社員の内線電話に取り次ぐことができる機能です。
内線電話機の保留ボタンで通話を一旦保留したあとに、内線番号を指定して電話を転送する「保留転送」や、電話機のパークボタンに通話を保留し、ほかの電話機でパークボタンを押して通話する「パーク保留」など、業務内容に合わせた保留方法を選択できます。

クラウドPBXだから利用できる独自の機能

従来型のPBXやビジネスフォンは、電話用のネットワークで動いていますが、クラウドPBXは、社内LANやインターネット回線を利用するため、クラウドや社内システムとの連動が得意です。
従来型PBXでは技術・コストの両面から実現が難しかった機能が、標準搭載されているクラウドPBXもあります。

クラウド電話帳

PCやスマホから共通利用できる電話帳を作成できる機能です。
電話帳情報の登録や変更を行うと、スマホアプリやPC、IP電話機の電話帳に自動で同期されるものが多いため、それぞれに同じ情報を何度も登録するという面倒な作業の必要がなくなります。
単なる電話帳機能だけではなく、クラウド電話帳から電話の発着信履歴や対応メモまで共有できて、簡単なCRM機能としても利用できるクラウドPBXも存在します。

通話状況モニタリング

現在の稼働状況や通話の状況をリアルタイムに確認できる機能です。
社内の別フロアや、外出先の社員はもちろん、自宅でテレワーク中の社員も含めて、現在の状況を確認できます。
今電話ができる状況か、電話を転送できる状況かを、割り込むことなく把握できるので、取次や連絡が無駄なくスムーズに行えます。

スマホ内線化

スマートフォンを内線電話としても利用できる機能です。
外出の多い社員やテレワーク中の社員などでも、スマートフォンで内線電話が利用可能になります。
内線電話と同等の機能をスマホでも利用できるクラウドPBXが多く、内線番号での通話は無料で、保留や転送も社内と全く同じように行うことができます。
テレワーク中の社員あての電話がオフィスにかかってきた場合でも、かけなおしや折り返しまちの必要はなく、そのまま取次することができるため、顧客サービスの向上につながります。

他システムとの連携

SFAや顧客管理システムやチャットシステムなど、社内にある他システムと連携する機能です。
たとえば、顧客管理システムと連携することで、訪問やメールと同じように電話による対応の履歴を統合管理できるようになります。
また、社内チャットシステムと連携することで、顧客からのかかってきた電話の着信履歴と伝言をセットにして、チャットで担当者に対応依頼を送ることができます。

クラウドPBXでは利用できないことが多い機能

インターフォンや電気錠などの外部機器や内線PHSなどがPBXに接続されている場合は、クラウドPBXにそのまま移行することができません。
クラウドPBXに移行してPBXを撤去すると、PBXと直接接続されている特殊な外部機器は動かなくなってしまうのです。
なお、この問題は、PBXを新機種に入れ替える時にも同じように発生するため、クラウドPBXの問題というわけではありませんが、注意が必要なポイントです。

内線PHS連携

内線電話の子機としてPHSが利用されている場合、クラウドPBXではそのまま利用できないケースがほとんどです。
PBXと内線PHSは、親機と子機の関係で動いているため、PBXと内線PHS用のアンテナが必要です。
PBXを撤去してしまうと使えなくなるため、クラウドPBXに移行することはできません。
クラウドPBXは、スマートフォンで内線PHSと同じ機能を利用できる製品がありますので、この機会にPHSからの移行をお勧めします。

インターフォン・自動ドア連携

インターフォンや電気錠が連携されている場合、クラウドPBXではそのまま移行できないケースがほとんどです。
インターフォンがなった時、専用の電話機ではなく、内線電話機で応答している場合、インターフォンがPBXに接続されています。
さらに、内線電話機の操作で、ドアの開閉やロックの解除ができる場合も、PBXと電気鍵が接続されています。
インターフォンや電気錠など、電話以外の機器をPBXで制御している場合、PBXを撤去してクラウドPBXに移行すると動かなくなってしまいます。
この機会に、汎用的なインターフォンや電気錠システムへの切り替えを検討した方がいいでしょう。

まとめ

従来型のPBXからクラウドPBXに移行した場合でも、現在多くの企業で利用されている一般的な機能は引き続き利用できるので安心です。
PBXメーカー独自の特殊機能や、内線PHSなどの特殊機器との連携がされている場合は、クラウドPBXでは対応できない機能もあり、注意が必要ですが、多くは解決策があります。
クラウドPBXには、従来型PBXでは実現できなかった便利な機能が搭載されているため、コストダウンと大幅な機能アップの両立が可能です。