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ビジネスフィンのリースを解約してクラウドPBXに移行するときの意外な落とし穴と賢い回避策

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PBXやビジネスフォンは高額なため、リース契約で導入されているケースが一般的です。
クラウドPBXに移行すると、PBXが要らなくなりますが、リース契約の場合は好きなタイミングで解約することができないため、注意が必要です。
リース契約の特長と解約時の注意点、リース契約からクラウドPBXに移行する最適なタイミングを解説します。

PBX・ビジネスフォンのリース契約とは

リース契約とは、数年単位の比較的長期間で物を借りる契約です。
PBX・ビジネスフォンのほか、複合機やパソコンなど、会社で長期間使われるものが広くリースの対象になっています。
たとえば、販売会社と導入に向けて話を進めていたPBXをリース契約にする場合、PBXは販売会社からリース会社が購入し、自社はリース会社からPBXを貸りるという契約になります。
デジタル構内交換設備、デジタルボタン電話設備の法定耐用年数は6年であることから、リース期間も3年~7年の契約が一般的となっています。

企業がPBX(ビジネスフォン)をリース契約するメリット

PBXを購入する場合、PBXと電話機の代金を現金一括で支払う必要がありますが、リースの場合は、毎月定額のリース料を支払うだけで、PBXを導入することができるため、運転資金を有効活用できます。
毎月のリース料は、契約期間中一定金額のため、年間経費の予測ができるという利点があります。また、電話交換機のリース料は原則として経費として損金処理できます。
リース期間の終了するタイミングでPBXをリース会社に返却し、新しいPBXをリース契約することで、定期的に最新のPBXに入れ替えていくことができます。

企業がPBX(ビジネスフォン)をリース契約するデメリット

毎月のリース料金には、リース会社の利益である手数料の他、保険料や固定資産税が含まれています。そのため、PBXを購入する場合と比較して、支払総額は割高になります。
リース契約した場合、PBXはリース会社の資産になるため、自社の固定資産として計上されず、減価償却の対象にはできなくなります。
これらのデメリットから、PBXはリース契約が中心で、買取で導入する企業は少ないようです。

PBXのリース契約と分割購入の違い

リース契約とよく似た支払い形態に、クレジット(分割払い)があります。
毎月の一定の料金を支払うという共通点がありますが、契約としては大きく異なります。
リース契約は物を借りる契約ですが、クレジットはお金を借りる契約です。

リースとクレジットでは、同じ5年契約でも違いがあります。
クレジット契約の場合は、5年後最終の支払いが終わると、翌月から支払はなくなり、PBXもそのまま利用できます。
リース契約の場合は、5年後最終の支払いが終わると、契約が終了するため、PBXをリース会社に返却しなくてはいけません。
そのため、リース契約の場合は、リース期間の終了までに新しいPBXを準備する必要があります。
再リースと呼ばれる契約更新を行うことで、同じPBXを継続利用することもできます。
再リースをすると、安くなるとはいえ、毎月のリース料金を支払う必要がありますし、経年劣化による故障のリスクも高くなりますので、基本的にはリース契約終了のタイミングで切り替えを行った方がよいでしょう。

PBXのリースを途中解約すると違約金がかかる

リース契約の場合、決められたリース期間利用されることを前提に、リース会社は販売店からPBXを購入します。
また、PBXの購入額をリース期間内で回収する前提のため、リース期間が長くなるほど、リース料金は安くなります。
そのため、契約期間の途中でリース契約を解約することはできません。
やむを得ない理由で、リースを途中解約する場合は、契約条件を守らなかったとして、リース会社から違約金を請求されます。

PBXリース契約違約金の例

リース契約は途中解約できないことが原則のため、違約金の計算方法に決まったルールはありません。
一般的には、月額リース料×残リース月数 が基本となり、個々の事情により若干金額の増減があるといったイメージです。
たとえば、月額10,000円の6年(72か月)リースを、5年(60か月)で解約する場合、10,000円×12か月=120,000円 を支払うのが違約金のイメージです。
違約金は一括払いが必要なため、残りのリース契約期間が長い場合は、違約金が高額になるので注意が必要です。

クラウドPBXはリース契約よりもコストメリットが大きい

クラウドPBXの料金は、リースでもクレジットでもなく、サービス利用料としての支払いで、通信費として毎月経費化して損金計上できます。
また、クラウドPBXの料金は、リースのように数年単位の契約期間も設定されていませんので、好きなタイミングで導入できます。
費用面でも、新型のPBXをあらためてリース契約するよりも、クラウドPBXのほうが安い月額料金で利用できるケースが一般的です。
従来型のPBXやビジネスフォンよりも、クラウドPBXはコストメリットが大きいため、移行する企業が増えているのです。

クラウドPBXへの移行を検討するおすすめのタイミング

PBXやビジネスフォンをリース契約している場合、コストメリットが大きい導入タイミングがあります。

1.リース終了のタイミングでクラウドPBXに入替え

リース契約の終了月は、最も最適なクラウドPBXへの入替タイミングです。
リース契約を途中解約すると違約金が発生しますが、リース終了のタイミングなら違約金を負担する必要がないため、最もコストメリットが大きいタイミングです。
可能な限り、リース契約期間の終了が近いタイミングで移行することをおすすめします。

2.オフィスの移転や拡張のタイミングでクラウドPBXに入替え

オフィスを移転する場合は、一旦PBXを撤去した上で、新しいオフィスでPBXの設置や内線電話機の配線工事が必要になります。
また、増員やレイアウト変更などで、内線電話機の追加や移動が必要になる場合も、PBXの設定変更や配線工事、内線電話機の追加購入が必要です。
PBXの設定変更や配線工事は、専門業者に依頼する必要があるため、費用が多額になる場合は、クラウドPBXに移行したほうがコストダウンになる可能性があります。

まとめ

リース契約で導入したPBXをクラウドPBXに移行すると、月額費用のコストダウンが期待できます。
PBXのリース契約は、5年前後の契約期間が一般的で、途中解約になる場合は違約金が発生するため注意が必要です。
クラウドPBXへの移行は、PBXのリース契約終了のほか、オフィス移転やレイアウト変更のタイミングでも、コストメリットが出せる場合があります。
想定外の出費が発生しないように、PBXやビジネスフォンのリース契約条件をしっかり確認することが重要です。

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編集者:Good×Media編集部

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