利用中のビジネスフォンに故障トラブルが起こった場合、迅速に対応できなければ業務が滞り多大な損失が出てしまうこともあります。
実際に故障トラブルが起きた際、なにが原因なのか通信キャリアや工事会社などまずどこに連絡すればいいのか、わからないことが山積みですよね？
ですが簡単な知識さえあればいち早く状況を把握できるので、復旧作業が早く済み、場合によっては専門業者に頼ることなくコストをかけずに即解決できる故障トラブルもあります。
今回はそんなよくあるビジネスフォンの故障トラブルとその解決方法、未然に故障トラブルを防ぐ方法をご案内します。

特定の電話機だけが使えない場合の対処法

電話機につながる配線を確認

複数台のビジネスフォンがあり、特定の1台だけ利用できなくなってしまった場合、まっさきに確認してもらいたいのは、PBX(主装置)から各電話機に配線されているケーブルがきちんと接続されているかです。
きちんと接続されていることが確認できたら電話機から近い順に抜き差ししてみてください。接触不良が原因の場合これだけで解決することもあります。

電話機を入れ替えてみる

次に正常に動作している電話機と入れ替え、問題なく利用できるか否かで原因が電話機本体の不具合かそれ以外にあるかがわかります。電話機以外の不具合としてよくあるものに、ケーブルの断線・ショート、PBX(主装置)の故障などがあります。
電話機の故障であれば新しい電話機に交換するだけで済みますが、 ケーブルの断線・ショート、PBX(主装置)の故障であれば工事が必要になる場合があります。PBX(主装置)の販売店、またはメーカーに問い合わせましょう。

全ての電話機が使えない場合の対処法

光回線の接続と不具合を確認

利用中の電話が全て使えなくなった場合、1台だけ利用できなくなった場合とは逆に回線の大本から確認していきます。光回線を利用している場合はまず通信キャリアから貸し出されているONUやホームゲートウェイ、光電話アダプタなどの電源が入っていることとモジュラージャックや光コンセントにケーブルが接続されていることを確認してください。
電源・接続に問題がなければご利用中の通信キャリアに連絡を取り光回線自体に不具合がないかの確認をしてみください。

PBX（主装置）の接続を不具合を確認

光回線に不具合がなければ、PBX(主装置)かケーブルに問題があります。
PBX(主装置)も同様に電源・接続に問題がないかの確認をしたうえで復旧しない場合は、
ケーブルの断線・ショート、PBX(主装置)の故障などが考えられますので、やはり工事が必要になる場合があります。
PBX(主装置)の販売店、またはメーカーに問い合わせましょう。

復旧にかかる時間と費用

PBX(主装置)の部品交換が必要ない場合は1～2営業日、部品の交換や本体の交換が必要な場合10営業日以上かかる場合もあります。
また、中古のビジネスフォンやPBXなどを利用していて保守契約を結んでいない場合、
最低でも数万円、部品交換やPBX(主装置)の交換が必要な場合には数十万円の費用がかかることも珍しくありません。保守契約を結んでいても契約内容によって、災害時は保証対象外であったり、
作業費用が発生する場合があったりと様々ですので確認が必要です。

故障による業務トラブルを避けるために

ひかり電話を利用中なら復旧までは転送を活用。

通常転送設定は該当電話番号から各キャリア指定の電話番号に電話が必要ですが、ひかり電話であれば以下のWEBページから設定が可能です。こちらは前もって電話機から登録しておく必要があり、最初の登録は該当回線につないだ電話機からしか登録できないので電話機が壊れて電話できないというトラブルに見舞われる前に登録しておくことをお勧めします。

NTT東日本

!https://www.hikari.ntt-east.net/AGL_Disp.do

NTT西日本

!https://www.hikari.ntt-west.net/AGT_Main.htm

また、NTTひかり電話オフィスA(エース)の場合は事前に登録が必要ですが、一利用回線で利用中の電話番号をすべて登録先電話番号に一括転送をするサービスもあります。
こちらは一回線あたり月額3,000円のサービスで、故障や停電時に自動でメール通知と一括転送をする「故障・回復通知機能」サービスをつける場合は一回線あたり追加で月額3,000円必要になります。

NTT東日本

!https://business.ntt-east.co.jp/service/hikari_ofa/bcp.html

NTT西日本

!https://www.ntt-west.co.jp/smb/hikari_service/office-a/service/

普段から気を付けたいこと

以上のような故障を未然に防ぐためにはOAフロアを利用しデスクや什器でケーブルを圧迫しないようにする、定期的にPBX(主装置)のメンテナンスを行うなどの対策を怠らないこと大事です。
しかしながらOAフロアの設置やPBX(主装置)メンテナンスは当然ながら費用も時間もかかります。レイアウトの変更や電話機の増減なども通信キャリアや工事業者それぞれに連絡する必要があり、とても気軽にはできません。

そんな頭の痛い問題を全て解決できるのがクラウド型ビジネスフォンです。

電話線やPBX(主装置)が必要のない新しい電話システム

従来型のビジネスフォンでは社内にPBX(主装置)を設置する必要があるため、故障の際は専門業者の到着を待つ必要があり設定の変更も大がかりな作業が必要でした。
しかし、新しい会社電話の仕組みであるクラウド型ビジネスフォンはPBX(主装置)をクラウド上に構築することで社内に機器を設置する必要がありません。
クラウド上のPBX(主装置)は常に保守を行っていますので、定期的なメンテナンスや機器の入れ替えの必要もありません。インターネット環境さえあれば利用でき、設定の変更もWEB上の設定画面から出来るので管理が非常に容易です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。電話は会社にとって非常に重要なインフラの一つで、複数台の内線を利用する場合ビジネスフォンは必須です。しかし機械である以上利用しているうちに思わぬ故障トラブルも起こるもの。
それだけに故障トラブルが起きた際の対処は非常に重要になります。簡単に解決できる不具合もあれば、工事が必要になったり原因の正確な把握が難しいものもあります。
弊社のクラウド型ビジネスフォン『Good Line』であればPBX(主装置)をクラウド上に設置し保守は不要です。 自社開発なのでその他のトラブルやカスタマイズにもスピーディーかつフレキシブルに対応いたします。これからビジネスフォンを導入する会社様もすでに利用している会社様も是非一度ご検討ください。