自社にクラウドPBXを導入する際には、事前に他社の導入事例を把握しておくとよいでしょう。導入して何が改善されたのかを参考にすることで、クラウドPBX導入後の業務の改善がイメージしやすくなります。

本記事では、クラウドPBXの導入事例や導入費用の目安、導入する際の留意点などについて解説します。

クラウドPBXの導入事例

クラウドPBXは、さまざまな業種に導入されはじめています。ここでは、3つの事例を取り上げ、クラウドPBXの導入によって何が改善されたのかをみていきましょう。

資産運用コンサルティング会社への導入事例

まずは、東京本社と大阪本社にて収益不動産を活用した資産運用コンサルティングを行う企業が、クラウドPBXを導入した事例をみていきましょう。

本社移転をきっかけに、外線や内線を柔軟に拡張できる環境の必要性を感じ、クラウドPBXの導入を決定しました。クラウドPBX導入後、遠距離にある2つの拠点で、外線はもちろん内線も活用しています。クラウドPBXを導入して得られたメリットは、コストの削減や対応工数の削減、業務効率のアップなどの実現です。

内線番号は約110回線を契約し、ほぼ全社員に番号を割り当てています。そのため、顧客からの電話での問い合わせ時に担当者が社内に不在でも、転送機能でスムーズに取り次ぎができます。また、IVR（自動音声応答）機能の活用で、顧客の求めるサービスを絞り込むことができています。これにより、無駄な取り次ぎも減り、業務効率が向上しています。

Web会社への導入事例

次に、Webシステム制作会社へのクラウドPBX導入における事例をみていきましょう。

システム開発やデザインの仕様を、電話で顧客と打ち合わせをする際、記録がないことから「言った、言わない」などの問題が起こることもありました。しかし、録音機能のあるクラウドPBXのサービスを導入することでエビデンスが取れるため、このような問題が解決したことは大きなメリットです。

また、これまで顧客からの問い合わせなどの窓口を1人で対応していたのですが、クラウドPBXの機能を使うことで1人が一次受け付けのみを行い、その後社内チームへ展開するという流れができたことで、電話応対に取られていたリソースをその他の作業に分散することが可能になりました。顧客からのお問い合わせなどに対しては「担当者に直接電話してください」とお伝えできることが、電話応対工数の大幅な削減につながっていると言えるでしょう。

リノベーション・家庭用住宅設備の販売・建設技術者派遣会社への導入事例

最後に、マンションやオフィスビルのリノベーションから、家庭用住宅設備の販売などを手掛ける企業にクラウドPBXを導入した事例をみていきましょう。

従来は、転送電話を使うことで取り次ぎを行うなど転送先の従業員だけに負担がかかっていました。その負担を軽減するため、受電のためだけに数名が事務所にいなければならないといった状況も続いていたのです。しかし、クラウドPBXを導入したことで、スマホでも一斉受電できるようになり、柔軟な働き方が可能となりました。

また、通話履歴や録音データを残せるため、電話を受けた従業員だけが知っている情報があるという属人化も防ぐことができ、正確な情報共有にも非常に役立っています。情報の管理がしやすくなったことや、情報のブラックボックス化が解消されたことで、業務効率化が実現しました。

クラウドPBXの導入費用目安

クラウドPBXはさまざまな企業がサービスを提供していますので、利用料金にもばらつきがあります。導入する前に料金目安をチェックしておくと選びやすくなるでしょう。ポイントとしては、主に初期費用と運用コストです。

初期費用には、登録手数料や事務手数料などが挙げられます。また、運用コストとしては、月額料金や外線通話の料金、各社が提供するオプションを利用する場合のオプション利用料金などがあります。

まず、初期費用は約10,000円から50,000円程度が目安となるでしょう。また、運用コストの月額料金はユーザー数によって異なりますが、1ユーザーあたり1,000円から3,000円程度が目安となります。

外線通話料金については、固定電話が3分8円程度、フリーダイヤルを使う場合は1分10円から30円程度、スマートフォンでの通話は1分15円から16円程度でしょう。

オプション利用料金については、各事業者によって異なり目安を定めにくいため、公式サイトなどで確認することをおすすめします。

ここで、一例としてGood Lineの料金を紹介します。月額料金が、月額費用1,000円と基本料金5,000円の計6,000円と、上記で紹介した目安より割高な印象ですが、Good Lineでは、他社では有料であるオプション機能もほとんどが基本料金に含まれています。

・詳しい料金については、Good Lineの公式サイトをご覧ください。

クラウドPBXを導入する際の留意点

クラウドPBXを導入することで、電話業務の工数削減や、業務全体の効率化が期待できます。ただし、クラウドPBXを導入する際には留意点がありますので、事前に把握しておきましょう。

ランニングコストの発生

クラウドPBXは上述のとおり月額基本料金などのランニングコストが発生することは理解しておく必要があります。

ただし、オフィス内に物理的な装置やサーバーなどの設置は必要ないため、初期コストがほとんど発生しません。そのためトータルで考えると、結果的にコスト削減につながることも少なくありません。

なお、一見基本料金が低下に見えても必要なオプション機能を追加するうちに高くなるクラウドPBXもあります。必要な機能がすべて基本料金に含まれているサービスを上手に選択することで、そのような事態を避けることができます。

サポート体制

クラウドPBXに不具合などが起きた場合は、基本的に事業者がシステムなどの復旧をサポートします。このとき、24時間365日対応してくれるサポート体制をとっているかどうかは大きなポイントとなるでしょう。いつでも迅速なサポートを提供している事業者を見極め、万が一の時にも影響を最小限におさえられるサービスを選定する必要があります。

また、クラウドPBXのサポートだけでなく、インターネットなどの必要な電話環境についても包括するサポートがあれば安心でしょう。

使いたい電話番号が利用できるか

クラウドPBXを導入しても、これまで使っていた電話番号が使えなかった場合は、自社の番号変更を顧客や世間に知らせる工数がかかりますし、取引先にも手間をかけさせてしまう可能性があります。そのため、導入前には既存の電話番号が利用可能かを確認しておきましょう。

クラウドPBXを導入すればさまざまなメリットがありますが、上述のような留意点もあります。これらを把握して事業者を選定することがとても大切です。クラウドPBXのメリット・デメリットについては、「クラウドPBXとは？メリット・デメリット、導入のポイントを紹介」でも詳しく解説していますので、あわせて参考にしてください。

また、クラウドPBXの選び方についてわかりやすくまとめた資料「後悔しないクラウドPBXの選び方」を無料でご提供いたしますので、ご希望の方は、こちらからご請求ください。

クラウドPBXを導入して電話業務を効率化しよう！

クラウドPBXを導入した事例を知り、自社がクラウドPBXを導入した際の利点をイメージしやすくなったことでしょう。多くのメリットがあるクラウドPBXですが、導入前には留意点をしっかりと把握して、適した事業者を選定することも大切です。これらを念頭にクラウドPBXの導入を検討し、電話業務の効率化を実現させてみてはいかがでしょうか。