ビジネスを会社として営む場合、電話は外部との窓口として企業の重要なインフラの一つです。個人事業であれば家庭用電話で事足りる場合もありますが、2名以上の社員がいる会社では家庭用電話では業務に支障が出ます。
そこでビジネスフォンのリースやローンを検討されている個人事業主や企業は多いと思います。しかしちょっと待ってください、ビジネスフォンの導入には注意が必要です。
今回は会社におけるビジネスフォン検討時に注意すべき点と、選び方をご案内します。

ビジネスフォンの導入にはトラブルが多い

ビジネスフォンの導入時のトラブルは非常に多く、特に家庭用電話にオプションをつけるだけで解決するような課題をもった個人事業主への、ビジネスフォン導入営業に関する苦情相談がとても多く寄せられました。そこで、経済産業省では訪問販売などのクーリングオフを定めた特定商取引に関する法律（特定商取引法）の通達を平成17年に改正して適用対象を明確にしました。
これにより屋号など一見事業者名と取れる名前で契約をしても、主に個人や家庭用として利用するものに関しては、原則として特定商取引法が適用されるようになりました。
しかし、ビジネスフォンを個人利用ではなく仕事で利用している場合の契約は特定商取引法の適用除外となるのです。
そのため、実質的な解決はされず、必要のない高額なリース料金やローンを支払い続けなければならない状況に陥った事業者はとても多く存在します。

一度契約したらやめられない

ビジネスフォンを利用するには、主装置（PBX）や交換機、電話機といった様々な機器をそろえる必要があり、非常に高額の費用がかかります。ただ電話を使えるようにするだけなのに、小規模でも数百万はかかってきます。
現状は高額なビジネスフォンを、ローンを組み分割で支払っていくか、何年間かの契約のリースで借りる形で導入するのが一般的です。
しかしご存知の通り、会社の状況が変わろうが、社員が減ろうが、一度契約したものは期間が終わるまではやめることができず、負債となっていくのです。

分割で毎月支払う額だけを見ると、一見そこまで高額に見えないビジネスフォンですが、契約上何年間もやめられないことに加え、事務所の移転やレイアウト変更、内線の増減など、ことあるごとに業者を呼び、設定工事をするのにも高額なコストがかかってきます。つまり高額な購入、工事費用に加え、ランニングで保守費用もかかってくるということなのです。

中古ビジネスフォンにも注意

中には中古のビジネスフォンなどを格安で売り出している業者も存在しますが、型が古く故障するかもしれないような機器を会社の窓口として利用するにはリスクが高く、結局機器は中古で安いが工事代金やその後の保守料金が高額といったケースもあります。

そもそも本当にビジネスフォンが必要なのか

会社に人が複数いれば、当然電話は多く必要で、その中で社内で電話を転送したり内線通話でやり取りしたりといった活用も必要になってきます。
このITが進んだ社会の中で、個人宅の固定電話はほとんどがモバイルへと移行しており、固定電話を置く若い世代はほとんどいないような状態ですが、会社電話に関しては複数人で同時に同じ電話番号で通話したり、転送や内線通話などが必要なので、今でも電話線を社内中に張り巡らせた中、高額な置き型の主装置やビジネスフォンを利用しています。

スマホなどで電話を利用する利便性を知っている現在、場所を固定されて移動やアナウンスなどの設定にも工事が必要なビジネスフォンは、とても不便に感じる方も多いと思います。
しかし、会社電話とはそうゆうものという考えや、リースやローンの契約期間中ということから、不便を感じながらも当たり前のこととしてビジネスフォンを利用している会社がほとんどなのが現実です。

そんな方に知っていただきたいのが、実は会社電話はクラウド技術の進歩で、圧倒的に低コストで自由になっているということです。

ビジネスフォンはクラウド化で自由に

従来の会社電話は電話線を張り巡らせる中、高額な主装置や交換機を置くことで内線通話や同時通話を可能にしていました。
しかし現在、高額な主装置をクラウド上に構築することで電話線も工事もいらず圧倒的な低価格でビジネスフォンを構築できるクラウドPBXが存在するのです。
クラウドPBXであれば、電話は場所を選ばず利用可能で、ネット環境さえあればスマホでも会社番号で発着信ができます。そのため、オフィスの移転やレイアウト変更、アナウンスなどの設定変更にも工事はいらず、会社電話はWEBで設定するという手軽さになっているんです。

例えば、会社メールを利用するために社内にメールサーバーを設置する企業なんてありませんよね？
電話も今はそんな時代です。

クラウドPBXの選び方にも注意が必要

会社電話の新基準であるクラウドPBXですが、こちらを選ぶ際にも注意が必要です。

海外製のパッケージをそのまま利用しているサービスには注意

クラウドPBXやIP-PBX（置き型）には、海外で作られたパッケージを見た目を変えて提供しているケースがあります。このような場合自社で開発していないので、次のような注意すべき点があります。

セキュリティが心配

IP電話は海外からの攻撃による乗っ取りが頻発しており、NTTのひかり電話も乗っ取りで被害を受けています。その額は何百万円ととても高額で保険もききません。

海外製なのでWEBの設定などが難しすぎる

業者いらずで、社内で自由に電話を設定変更できるのがクラウドPBXやIP-PBXのメリットですが、肝心なWEB設定が海外仕様になっており、マニュアルもなく、結局機能を使いきれないということにならないよう注意が必要です。

システム連携など、カスタマイズに対応できるか

中身を触れない業者の場合、クラウドPBXやIP電話のメリットである業務システムとの連携などに対応できないといったケースもあり、注意が必要です。

まとめ

いかがでしたか、ビジネスフォンの入れ替えや導入を検討されている場合、もう従来型の高額な置き型PBXで構築するビジネスフォンはメリットがなく、クラウドPBXという選択肢の方が非常にメリットが多くなっています。
そんな中、クラウドPBXにも選ぶうえで注意すべき点があるので参考にしてください。

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